管理通靈信箱｜EP45｜職場灰色地帶的溝通，冒犯與好意該如何拿捏？
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大家好,这里是管理通灵信箱,我是马力欧我是阿亚

好我们管理通灵信箱呢是每个礼拜会透过来信的方式来回答各位关于在管理工作职场或人生上面的问题如果你有任何关于管理职场人生或工作上的问题呢欢迎填写我们节目资讯栏中的 Google 表单连结赶紧来信写信给我们我们就会来回答赶紧来信又来呼吁了到时候万一接下来你们听不到就不要怪我了暗示咯好

好 我們今天的來信是什麼呢哇 是我們的聽眾回鍋是在我們的第五集的時候它有出現第五集到現在四十集將是四十個禮拜它等於是在年中的時候年初吧四十個禮拜已經是快十個月了九個月前的它鎖定到現在應該吧 應該要吧

我怕有人问完我没有问题之后其他人都与我无关就不会继续听了好来再来好这就是来信的就是第五集的阿鬼他又再度来信了是然后如果想听他上一次的问题大家可以去翻出第五集来听听然后他是男性 36 到 40 岁他说哈喽马里欧阿亚你们好感谢上次的回应

阿鬼想要呼应前阵子职场好好说话的主题阿鬼遇到的状况是这样子他自己亲身经历类似的情况故事大概如下阿鬼出差去某个分部不约而同有合作专案的同事也刚好出差去该分部这个同事认为阿鬼应该要知会他也去同个分部出差即使阿鬼的行程是早八晚八排满满的情况

让阿鬼惊讶的是同事在电子邮件中表示因为阿鬼的资讯跟行踪不够透明这个缺乏资讯互通的情况下将会导致双方关系损害因为电子邮件实在无法判读同事是否认真以及使用的语气于是阿鬼在

周五的时候主动邀约隔周一当面跟这个同事会谈了解动机跟解释可能的误会那当天一早呢同事就直接跑来当面不断致歉表示他不该如此发言等等等等阿鬼就暂时判断这个状况应该是化解了所以想问问两位有在职场上遇到类似的情况吗如果遇到这样的情况应该是怎么样应对会是比较好的方式呢

感谢两位这一位

遇到我初步看起来我不太确定他的同事到底发生什么事情只不过阿鬼一封信件邀约之后他就致歉我只会想到说这个同事是ㄎㄧㄤ了吗喝ㄎㄧㄤ了不是你有没有遇过那种他现在质疑你为什么行为有问题或是说他不是质疑而是说他在信件当中写的东西你会困惑你会感到困惑然后他可能隐隐约约好像他

态度不是很好就是被冒犯别人了没有就是你收到信的时候你觉得他是不是被冒犯然后导致他要来骂你对之类的对你有印象或是你有感受到这种事情吗

一时好像没有想到就是我还要去解释我好像没有冒犯你因为我觉得他的情况是这样子就是说合作的同事认为阿鬼应该要通知他说你要去那个地方那你应该让我知道你也要就是我要去然后你也要去

那你應該要讓我知道你也要去那個地方這樣子為什麼?就為什麼啊?因為我覺得這個地方這個就是很 tricky 的地方因為它細節講得很模糊對所以一樣嘛就你只能用猜的那大概可能就是說

一起去同一个地方如果说假设今天我们算是隔壁部门好了嗯比如说直等相同随便讲比如说以以我们的单位来讲我们是大内容处嘛对底下有不同品牌嘛对假设我们是两个品牌的同事诶都要去采访某一个人对同一个然后但是同一天没有知会的情况之下那对方当然两边都知道他可能会觉得诶那你们两边应该已经瞧好一些事情或者是

會先後順序啊或是不會問同一個問題這樣子啊~ 但結果我們彼此不知道因為我們是各自安排的嘛對啊不小心敲到同一個那也沒有也不會去特別知會這件事情那這其實老實講沒什麼大不了的事情這其實很合理啊但是有些時候那邊的人反而會覺得啊你們這樣子同事都沒有溝通你們是不是很像溝通沒有很長通對對對對啊但是你聽其中一個可能聽到就會覺得說

好像不应该是这样子嘛就是我们自己内自己人应该要调一下要沟通清楚彼此要知道可是问题是你把这整个情境重新再想一遍你会知道说就是很你说很像不沟通或者说很像不畅通对没有错可是问题是他本来就是对外的时候在约的东西嘛那你不知道这件事情其实也没什么大不了的对对啊就我们之前比如说我们刚嗯

我们同样又去采访某一个人或同样去某一个活动那彼此之间不知道老讲真的没什么大不了的我以前就在还在去记者会的时候我的确会遇过这种事情公司也好或是别的公司也好就可能通常啦通常一个媒体同一个媒体里面

線路都是分開的所以你可能不會跑同一條線不會撞對 那有些時候會撞然後有些時候比較不好一點就是他們會覺得在踩線因為會有一些情況是講比如說有人很像政治有人像娛樂結果政治人物出現在娛樂場到底是娛樂線的人要去跑還是政治線的人要跑類似類似像我們那時候是做科技嘛比如說 3C 啊消費性產品那但是

假设有艺人去代言产品的时候然后他又是很大咖比如说 SHE 好了 Whatever 啦反正周杰伦刚开完演唱会的对那你去的时候他代言某一个产品那当然这个科技线的也会去那娱乐线的也会去嘛

那到底是哪一个人的路线那这个还算好理解因为毕竟他的确是两个都有嘛对不对那只是说各自写的角度不一样但有一些可能就是他刚好在一个插边然后今天你去的时候可能他就会比较

不舒服就覺得說你踩線這樣子資深的可能覺得你之前的踩線因為你通常就是你可能真的是沒東西寫所以你才跑去這個跟你好像有點關係的事情這樣子所以我舒服之踩到前輩的線有可能啦有可能啦所以他可能就覺得說那個有些可能公關又比較沒有抓到那種微妙的氛圍的時候可能就多講一句說你怎麼會來

或者说那个谁已经来了这样子然后你可能就觉得他为什么要来或者说为什么我们两个来然后我们彼此不知道就是这种很奇妙的一种资讯落差但其实它本身并不是什么资讯落差就你看你怎么解读这件事情而已对因为他其实真的不知道也不会怎么样没错然后但是可能有些人把它解读成是一种资讯落差或者是彼此不沟通

然后造成关系上的一些误会或误解对然后内部人会想说门面不好看我猜想可能有一点点是这个意味存在因为这个情况写得很模糊我不太确定那个情境到底怎么样如果那个同事真的是刚刚讲了这个状况的话他干嘛不先解释说会让外界或者是什么存在一些不舒服的地方他写了啊

他不是都写吗因为资讯形成不够透明缺乏资讯互通会将导致双方关系损害你继续踩好你的立场因为我们也不知道阿鬼约谈的信件里面到底写什么因为他可能那个他的阿鬼的同事可能也没有恶意他可能只是

講講而已然後阿鬼的信件可能比較正式一點他可能才意識到說我講錯話了或者是我好像不應該一開始用那種方式寫信

因為就是你看他講嘛因為信件無法判斷到底是什麼語氣嘛所以他就可能只是約說不然我們出來聊聊這件事情到底怎麼樣然後他一見面就道歉是什麼意思因為就是說你可能才意識到說這件事情很嚴重或是說你可能發現對方好像把這件事情看得很嚴重你就覺得趕快解釋這樣子所以我是覺得

如果说遇到类似的情况什么是比较好的方式我自己觉得这种很微妙的情境是不是不应该用文字去讲应该要先约直接约当事人我觉得任何只要带有一点点指责意味的事情都要很小心在 email 里面都要非常小心只要能够被解读成有指责意味的东西

都不宜用信件不一定 就是你 應該說你的重點到底是不是指責如果你的重點不是指責的話 那當然就不宜用信件但如果你的重點本來就是要指責你本來就是要告訴對方說 你這個沒做好或是這樣是有問題的 那你沒差那你本來就要這樣做嘛你的目的就是要去指證或者是糾正或者是告知對方有問題 或是這樣做不太適合對 那你

呃你直接講或是說你透過 email 的方式講我覺得不會是太大的問題但前提就是說呃他可能是當下最適合的一種溝通方式嗯前提是這樣子嗯那如果前提是他當下不是一個最適合的溝通方式那我覺得就不要透過 email 嗯那我們之前我忘記我們之前有沒有講過啦就是

沟通方式有很多种就是非同步、同步、沟通方式这两大块那非同步可能就是像文字类的主要就是非同步的 email 或者是通讯软体 mine、save 这种就是非同步的沟通方式那同步的沟通方式可能就是电话哦电话是同步视讯或是当面讲哦当面那这种就是同步的

那越容易误会或是越需要判断文字以外的情境或者是空气读空气对的东西的话那就越需要同步沟通对你才看得出来要当面对不一定当面你要私讯也可以电话对电话也可以电话因为看不到可能还是会有一点点障碍但是因为可能当下

见面很麻烦或者说很紧急直接电话或视讯对这是没办法的对 OK 好那如果比较不会被误解或者他很明确的一个描述或者是需求然后也不会冒犯的你就是比如叫你做某件事情处理某个东西写改一个什么东西很明确的很明确的或者说提醒明天可能要几点到哪里啊什么什么的

那就還好還好啦也會有人因為這種東西被冒犯啊就跟你講說欸明天八點鐘要到客戶那邊要記得穿正式一點他可能覺得說你憑什麼這樣跟我講話什麼意思這樣也有被冒犯嗎欸對啊被冒犯的人他可能心中就是隨時有一個被冒犯的可能性這樣子什麼意思剛剛那句話哪裡冒犯了客客氣氣的講捏就你憑什麼提醒我我

我怕你不记得啊就是假设我是老鸟或者是我是一个会啦会啦会啦会啦有人会被冒会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会会位 这讲开了就好了啦有些人就是没有办法

所以反正总之反正总之这种灰色地带然后需要很多沟通细节的东西建议还是用同步的沟通方式应该说我在想的确他会有点困惑是为什么这封信一开始会出现

我的困惑也是一样嘛就是一开始这件事情你们两个怎么会有一个交集需要有这封信的出现嘛对那因为他本身好像并不是一个需要合作协作的事情他有点像是我提醒你就像我刚刚讲的就是我提醒你某件事情但问题是你为什么要来提醒我这件事情

对那这就可能会让人家觉得困惑啊他没有把他的理由跟原因说清楚对所以这个就会当然让我也会比较不太确定这个动机是什么因素让他必须记这种东西然后他在那个碰面的一早又不把自己的理由说清楚就直接先道歉真的让人难以理解他有说清楚啊就是有可能他真的就是他意识到他不应该这样做

或者他不需要这样做不是如果你把你那个动机跟理由有先说让对方理解那我觉得还可以接受啊这也就很微妙就是你需不需要去解释你的动机跟理由这其实很微妙因为你解释你的动机跟理由可能会让对方更生气哈为什么就像我刚刚讲的啊就是呃我因为你们不是在同一个理解的地方就是 A 的动机是哦我是好意像刚刚讲的我是好意提醒你

但 B 的感受是你不需要提醒我你提醒我是你看不起我所以当你再怎么解释你本来的那个动机对于 B 来讲是没有任何意义的只会更激怒他对因为你的动机你的动机叫做我只是好意来提醒你但 B 的动机 B 的理解是你凭什么或者是我为什么需要你来提醒我所以你再怎么好意都没有用啊因为从头到尾你都不应该提醒我啊

所以你唯一真的剛剛可以做的事情就是對不起我不應該提醒你的好直接道歉對我們現在是在研究他的同事當你發了一封不合時宜的信件之後你要如何做後續道歉我的意思是說有些時候那個解釋本身也沒有意義了沒有意義然後甚至會更激怒對方對因為你本身的出發點可能是不一樣的但是如果以阿鬼這個情境來說是不是解釋的動機比較能夠理解我

我覺得應該是說你們彼此之間的那個信任感或是理解度有多高那當然會發生這樣的事情就是顯然是沒有什麼信任感跟理解度的因為如果你們信任感跟理解度 感覺跟同事不熟不一定是不熟就是我們不用講熟不熟這件事情我們還是用信任感或理解度這件事情來解釋會比較好就是我今天 為什麼因為熟你可能會覺得說你理所當然你應該要知道

我在想什么或者是我这样讲的话你可能不会生气我不是我觉得在公司或在职场上不应该是用这种方式去理解彼此的关系当然当然比较应该是说我们有一个信任基础我们对于某一件事情的理解是一致性的然后我们可以当

不一致或者是当有情绪的时候我们可以直接讲出来嗯对那这个我觉得不是熟不熟而是你对于彼此之间的信任度的关系会比较有影响当然你也可以理解成说你熟了就会有信任度也可以但是对我来说我会用

这个团队或是彼此之间的信任来形容这个关系所以这个阿鬼跟他的同事显然是没有信任感我觉得比较没有信任感就是在信任关系上面可能比较少这样子但是你可以直接讲就会是好事啦就至少这是一个

比较正面的事情就不会在那边猜想小剧场是是是然后还不敢问是是是你可以直接讲我觉得本身就是一个比较正面的事情啦好那就是这一集我自己看到现在我的一些想法是这样子希望对于阿鬼你有一些帮助那也希望你不要 40 个礼拜之后再来

留言你可以四个礼拜之后就来留言啊那你自己有遇过类似这样的状况吗就是我刚刚讲的啊就是你解读不了对方的讯息然后你会像阿鬼一样你可能会想比较多啦就是他当下有一封信出来然后看起来好像又带有一点点指正教导要求

这不同的哦就是这都有可能我刚刚讲的说那个讯息当中带有指正教导要求的意味在对然后但是他跟你的关系可能是平行或者是比你位阶低一点的时候那你可能会有一些这样子解读在于说你为什么你凭什么我干嘛要这样做

那这样可能就会造成一些困惑不是说你不能做或是不应该做而是你先有一个判断是说你为什么要这样子就比如说今天我刚刚讲的嘛就是说今天我提醒你我发一封信提醒你说那个报告礼拜一早上八点要交但是他可能不是你的直属主管然后他可能是你平行的一个部门然后你可能就会想说为什么

对啊那你为什么来提醒我对就为什么嘛就是所以包含了他就带有了所谓的我刚刚讲的要求指导或指正的意味在那个刚刚是有点像指导你对因为你们是平行的嘛对啊所以这个状况的话就应该要同步沟通

这个状况就是当你觉得不舒服的时候你要怎么跟对方讲这好难启齿哦不会啊你就直接你就直接讲就好了你不要再提醒我了你就直接讲你不是我主管你就直接问我觉得这是一个直接讲最简单最简单的方式就是直接讲就是你为什么要这样子你为什么要发这个信

先委婉一點問為什麼要發這封信我不知道這樣有沒有委婉啦但是就是總之目的就是要傳遞這個訊息對你就說你為什麼要好奇你為什麼要發這個信對你為什麼要發這個信對他可能就會給你解釋那這個就回到你剛剛講的這可以解釋就是你的態度是帶著一個我想要知道為什麼然後你來解釋為什麼

那我覺得這樣子去解釋是對的因為我的我想要知道的是原因那你也是負責解釋這個原因給我那我如果覺得這個理由是合理的那我就懂了然後你熱心助人那如果說是

不能說不合理而是他站不住腳站不住腳那我可能就會覺得我會告訴你說其實你不需要這樣或是你不應該這樣子對他就可以再進一步溝通說你到底該不該做這件事對那他可能就會想喔原來你的理解是我不應該那如果說我今天注意到這件事情我作為一個平行的同事我想要提醒你的話

我該不該提醒你還是你覺得我就都不要提醒你就可以直接問嘛兩個人就可以溝通對對對那他可能就覺得他可能就理解說你說叫人家直接不提醒你嗎好像也怪怪就是他都看到了然後他只是好意而已對啊那你只要心轉個念就結束了那你可能就會覺得說喔好那你沒關係你就看到你就跟我講我就理解了你只是好意而已那我轉個念我就沒事了嗯

但你当然也可以说没关系你就不用之后出了事情那是你自己的问题也可以啦也可以啦对 OK 好那就是这一集的阅读提案对不起我又讲到右前面这就是这一集的马利欧通灵又是马利欧马利欧陪你喝一杯吗好这是这一集的管理通灵信箱各位

做太多节目就这么会这样子不知道自己在录哪个节目了好如果你有任何关于管理工作职场相关的问题的话呢欢迎填写我们节目资讯栏中的 Google 表达链接然后来信给我们我们每个礼拜都会挑一集来回答希望对你有帮助我们下次见拜拜拜拜