Deep Dive
Shownotes Transcript
哈囉大家好這裡是管理通靈信箱我是馬劉我是阿雅開工愉快開工大家會愉快嗎我是不知道今天第一天要充滿活力的開工我是還好啦
新年快乐祝大家新年快乐世事如意什么职场都能平安顺遂的突破重围没错小龙年希望大家快乐那这个管理通灵信箱是每个礼拜我们透过听众观众的来信然后回答大家在管理工作职场人生相关的问题
所以如果你有任何关于管理工作职场人性相关的问题呢欢迎到我们节目资讯栏中的 Google 表单这个连结写信给我们每个礼拜呢都会挑一则问题来回答大家没错好那我们今天的来信的人叫羽绒外套羽绒外套啊男性 26 到 30 岁综合商社非管理职等一下我合理怀疑他写的时候可能有点冷
穿着羽绒外套就真的只好这样去民歌可能身上看一看大家在想那个名字的时候是不是都想很久想说我到底应该要写什么才不会被发现应该还好
這會不會第一關就卡很久還是我上面以後應該多幾個範例給大家參考用啊你自己隨便選什麼羽絨外套 A 羽絨外套 B 不行啦這樣到時候我們還要提供名單到時候大家就用完來重複這樣好算了好他來信是這樣寫的 Dear Mario Aya 兩位好很喜歡聽你們的節目希望節目可以越做越好越來越多人聽謝謝你的新年祝福
他说我目前任职于一家日系商社也就是俗称的贸易公司目前对公司并没有特别的不满但想向公司提出一件建议让公司越来越好先前听到马里欧推荐的 One on One 面谈觉得非常有兴趣但不知道应该如何提议可以让公司的高层觉得这项建议是有吸引力的
所以想要请问马力欧三个问题你要注意我们注意好了第一个问题是是在公司何种规模又是在何种情况下决定导入 121 呢这个之前在早期的管理单级管理单级所以应该可能在两年前了
就我們那時候也是要做管理特輯就找的都是比較在談管理的訪談的時候那時候因為你叫我說先做一集總論就是先告訴大家為什麼要做這件事情那時候就講了說我在管理上面有幾個比較在意的事情這樣子所以這個算一算應該有應該有兩年了應該是有兩年可能在 2022 年左右的時候所以大家可以回去聽一下那一集細節啦細節所以
大致上來講就是公司那時候的規模大概應該是 50 人左右那時候才有 1on1 嗎對但那之前沒有嗎但之前沒有我們是搬到這間辦公室才開始有的所以是 2017 年的時候我印象中是很清楚是搬來這間辦公室的時候
那那個時候就是有人要走嘛然後因為那時候公司規模不大然後人當然也是會有員工離職流動這很正常那時候就是有一個做的算有一陣子的人然後他離開他離開之前不是我這個部門的他離開的時候有他跟我聊了一下這樣子那我就覺得他這些建議反饋好像他的主管都不知道所以我那時候就覺得
欸 這樣好像不太好嗯那我那時候比較會大量的在網路上看很多東西對不一定是管理的 很多都會看我現在也是啦那時候就 雜食資訊那時候就剛好看到有人在開始談我看了一些電子報或者是部落格裡面開始有人在談管理裡面的萬萬很重要然後要談什麼東西大概是這樣子所以那時候我就覺得好像
应该开始做这件事情 2017 年规模 50 人大概 50 多个人那第二个是导入的时候有没有遇到什么阻碍又是如何化解的呢
導入的時候你要說阻礙嗎我是覺得還好啦因為畢竟我那時候當然我其中一個身份是其中共同創辦人之一嘛對所以大家還是會尊重我如果今天想要做什麼事情基本會配合對他不會明著就說我們不要我們不干這件事情就不太會啦所以多多少少就還是還是會配合那通常就是我主動我就說欸那
跟我一起工作就是我直接管理的这些人那可能就要照时间那两个礼拜一次一个小时去做这件事情
所以沒有什麼 在當時應該是沒有什麼阻礙啦不過比較容易發生的就是說你要去一定會有一些時間可能會撞到或者是說像可能會有人要休假啊或是剛好就放連假等等的剛好卡到那個時間那一定會發生這種事情就算你今天都沒人休假那你國定假日 譬如說過年好了那卡到時間一定會卡到啊因為現在七到十天 其實卡到的機率非常非常高啦
呃 那我們通常就是想辦法去挪移我就盡量說去挪移久了之後大家就不會提說跳過之前會有些人會提說那我們這次就不要好了暫停一次這樣比較簡單嘛對 不會改變 不用再挪移那 但我就覺得不要暫停我那時候就有一個比較堅定的想法寧願換其他時間也不能暫停一次不要暫停 就不要跳過這樣子
那因為我後來有遇過就是欸跳過之後他的確很容易就就跳過他有點像是運動你知道嗎就是你今天跳過一次不會造成什麼影響那你就會覺得啊一次沒差那兩次應該沒差那恭喜你接下來就會全部跳過了
好像是耶但我觉得他因为提问上可能他在的位置好像不适合说要导入大家就会愿意接受这样子的意见位置不同的时候的确导入的时候会有不同的困难程度好再来第三个
是否有推荐学习的从书又或是这只能透过实际操作才能学会呢万万他应该不会有单一本书只讲这件事情我印象中没有看过这样子的东西但是蛮多文章应该都有
就是在不管是中文的英文的应该都很多到现在这一个时间点 2025 年的时间点来讲应该是蛮多的所以你只要去 Google 玩玩玩然后跟妈妈谈什么等等的其实应该都会找到这些东西那当然它一样它跟运动也很像就是你知道原理你知道要讲什么了那一定是要实作才有办法去把这东西内化进去这样
對因為真的書上理論講的跟實際食物操作的時候有另外一個不同的問題它會有很多問題是你開始做的時候你才會遇到的啦嗯好
好 再來是他也有問題想問我 是他就由瑪莉歐來問我 好欸 我看一下喔他是說請問阿雅是在職亞哪個階段接觸到萬一的就是在這裡就是在這裡我第一次聽到萬一這個名詞就是在這裡之前聽別人講的時候還想說蛤 萬一是甚麼啊那五 啊 五 萬就是你要確定那個字怎麼寫的程度有點像是早期大家做 Podcast 我們 2019 年做 Podcast 你還要說
是什么啊都有这个概念 OK 然后所以我是在这间公司才接触到 1on1 然后也知道 1on1 这个东西应该要怎么样被进行好像在之前是比较属于外商公司会有这样子的制度我听到会有 1on1 在乱我是不清楚啦因为我带的公司也没有很多那
这个公司是 11 年前创的嘛 12 年前对所以等于说在那个之前我也是不知道的在 2017 年之前对我已经工作了十几年了但我还是我也不知道这件事情在台湾是不是不算盛行的一个职场文化
我不知道我不知道是不是在台湾但是我只能我只能说就我的经验到那个时候为止其实我的确是没有特别接触过然后我也没有听过有人跟我讲这件事情但当然那也不排除就是我那时候没有接触嘛
我在開始真的要管理之前我是對於看管理相關的東西沒有太大興趣的所以我其實遇到的問題之後我才開始尋求怎麼樣去解決它所以我覺得這個是很合理的啦如果各位沒有遇到的話那當然現在可能因為常聽我講或者是很多很多的 Podcast 也好或 YouTube 也好可能都會講到這件事情所以大家可能就算沒有進行過但也都聽過這個東西
好那再来就是你第一次听到公司或主管告知要定期实施弯弯的心情是如何呢好像没有特别的心情就是蛮特别有机会跟主管在一个专有的时间坐下来面对面聊天因为我之前的主管其实就是马里欧对早期进来的时候早期对然后那时候说要弯弯我就想说
有机会跟老板单独坐在一个办公室里面聊天这个会不会太刺激因为在过去的我的工作经验里面老板就是在一个比较特别的位置就是如果你不是什么一级主管或重要主管职基本上你要跟老板讲的话
你先要有点咖位再说吧所以有这样子的弯弯的时候是很期待然后但也不知道会要做什么第三个是否觉得只是徒增无谓的工作量不会耶因为就是只有在那个专有时间可能才有机会好好坐下来说可能近期的工作上是不是有面临一些困难或是有什么事需要回报
好
好那其实我大概可以理解啦就是大家在进行这件事情的时候你刚刚这个羽绒外套提的这些问题啊其实都多多少少会出来会出现这样子就是有没有意义啊会不会增加工作量啊然后可不可以跳过啊或是不要那么固定的时间这样子就大概都会有这些类似的问题那我还是同样一句话就是说那个是我在想的时候我觉得这可能是一个解决方法
那比如说最近大家可能如果去年开始有看到一些就是大家在解析黄仁勋或解析 NVIDIA 这间公司的时候那可能多多少少有看到比如说黄仁勋就说他是不做万万的
然后他是一个很特别他们的组织管理非常特别他不做挖网他不做挖网那他怎么掌握同事的工作状态而且他是直接 report 给他的人其实非常的多好像印象中好像有看过几十个人这算围观管理吗也不是他就觉得说他希望把这整个东西打得比较扁平一点所以其实他的要解决的问题有点类似他希望能够
很清楚的掌握很多事情快速第一时间不要层层积极对不要层层上报那种感觉所以他希望即便辉达现在可能是一间非常大的公司对啊但他还是希望他能够很直接的掌握到某些事情那就避免说在层层上报的过程当中有些资讯被过滤掉嘛哦
那當然這也是需要透過一些科技的輔助啦所以他那時候有提出來的另外一個做法就是好像是 5 點 email 吧就是反正就好像在每個禮拜你要發一封信給你的主管然後講說提出 5 點你這禮拜做的事情我有點忘記那個實際上我看一下那個是會診工作日記嗎這種概念就是一週你做這週最重要的五件事五件事的進度
他的做法叫做 T5TT5T 是 Top 5 Things 就是最重要的五件事情这一个礼拜我看一下应该是这个礼拜吧
他要求大约三万名员工都要定期寄电子邮件给团队跟主管定期这个定期是一季而且这些邮件他都可以看得到应该是一个礼拜吧对应该是一个礼拜他说通常挥达主管都学会不要在礼拜晚上寄因为他会在当下就会回所以导致你周末就回了这样子对
所以不是周五寄周一寄好了所以就是说是寄给他啊没有没有他的意思我想他还是有一个阶层啦就是比如说他可能是主要是寄给你的直属主管跟团队不是全部寄给黄仁勋但他好像如果要的话也可以寄给他就如果你觉得这件事情他需要知道你也可以寄给他
所以他是用这种方法来了解或掌控现在大家手头上最重要的五件事情那他每天就是读信都读不完他有非常多信这很正常就是当你到一个阶层之后你可能随时都会收到很多很多的信件但这个信件当然就是就是说你还是可以排就是说有些东西是你要回有些东西是你可能只是被告知了
有些東西可能要下判斷那有些東西可能要做下一步但是可能多數的信你只是知道就好了可是他哪還沒打開都不知道哪一個是他要做決策還是只要看看就好你就是要很快啊就是你看的過程當中就要很快那當然也包含了你在寫的時候可能就要注意到說要吸引他的注意要用什麼樣的寫法
所以我的意思就是說一間公司當你的不同的規模的時候可能適合不同樣的管理溝通方式那我當初的目的其實用意的確有一部分就是我希望每個人都會有一些可以溝通討論的時間那我後來聽很多不同公司的一些狀況那我就的確覺得我的第一個可能通常的問題就跑出來說那你跟你的主管有做往往嗎
那通常多數是沒有就是剛剛有很多溝通或是協調上面的問題啊都來自於溝通的頻率不夠或是強度不夠那這個也會導致到信任感的不足我們之前在其他的管理節目當中也有談過就是怎麼樣打造一個有信任感的團隊這個在一些三管研究當中有被認為說是一個好的團隊就是所謂好的團隊就是績效好
的團隊是有很大的影響的就是團隊信任感這件事情那那個信任感培養是透過高頻率的溝通建立的對建立起來你才知道嘛那當然有一種講法叫默契嘛那其實對我來說那個所謂的默契就是信任感
你有信任感的时候你才会有默契你知道说他今天讲这句话他的目的不是责备也不是什么酸言酸语他可能就是在针对哪些东西但这个判断就是需要彼此知道彼此讲这句话的时候概念是什么那也会知道说什么时候这个话可以讲有些人可能觉得这个话我好像不能够跟老板讲对会怕他生气啊什么什么的
那有些时候他可能是希望你跟他讲因为你不跟他讲话他这些事情不知道那最后结果可能会更恐怖嗯
所以这个就是为什么我会觉得说万万万需要我觉得万万万需要进行那有些人会觉得说那我们可能就一个月啊或两个月啊进行一次之类的那也不是说完全不行但我还是会觉得频率可能在一开始的时候需要高一点就可能两周一周一次我觉得就非常非常高频率一周一次好像太多一周一次非常非常高频率那两周一次我觉得是比较适合的
那一個月一次我覺得他會開始慢慢進入到有一點鬆掉就是如果是四週一次的話會有一點鬆掉因為一個月之間喔就是大概快一個月時間喔其實中間可能會發生非常多的事情所以我覺得兩週一次還救得回來四個禮拜一次有些時候一旦掉了什麼東西或斷了什麼東西其實不太容易救得回來累積下去之後當然他也不是立刻斷掉就會
产生很糟糕的结果但是持续下去慢慢慢慢的信任感还是会下降这样子信任度会下降啦
那所以我知道每一个不想做的人都可以找出各种各样的理由那每一个想做的人也都可以找出各种各样的理由那那些理由所以回归到根本就是你要不要信任这件事情然后要不要尝试去做那做了之后你要认真做它其实又有点回到我们刚刚讲的像运动一样你今天说比如说我就跟你讲说做重训
很重要或者说做比如说跑步有氧运动也很好但是你可能会觉得那我做了每个礼拜做一次然后你发现其实好像没有什么变化就是肌肉也没有增加然后好像体型也没有什么变化等等的那这就是回到我们之前跟在马六培也会被采访何立安博士的时候他有讲就是不要高估一天所能达到的成就也不要低估一年所能累积的效果
就是你一天其實真的你做了大概不會有什麼太大差別但累積起來會很可觀累積起來就會有變化所以它當然我們其實常講嘛就是說有做總比沒做好這個觀念是對的但是你真的要能夠有結果有明確的結果可能都是要持續一陣子你回頭看才會看得出來所以假設大家這個位置真的要說服就是比如說公司導入 WOWAN 這樣的制度的話
我觉得不要想说是导入啦就是你可以先从小规模的开始去做就好了就你自己跟你的主管或者说你自己带来团队你自己可以控制的时候你自己做就好了嘛你不要先要求说我们全公司一次全部人
不管是 不管是幾十個人或是幾百個人然後你就要求說我們今天要推這個東西我們就是全部一起推這樣子先小範圍的測試對 小範圍測試一下啦就假設它可以小範圍測試的話有些東西可能比較難可是剛有提到像 WOWA 這種可能不是立即見效的東西要怎麼說服說我們測試 但是測試要多久他萬一跟他說我如果就是三個月內看不出成效那這件事情我們就取消吧
我覺得三個月之內多多少少應該會有一點變化啦對就是至少你在溝通的品質或者是在討論的事情或者是我們講默契這件事情上應該會有應該會有變化啦不太可能說你做了假設 12 週然後你總共做 6 次然後 6 次之後都完全沒有任何改變
这个我觉得应该不至于六次之后应该是会有一些你会感觉出来会有一些变化这个我们又回到我们刚刚讲的运动啊跑步啊等等的你只要持续照那个课表去练理论上来讲四周六周是会有明显的差别的但他可能不至于到说什么你突然变得超壮会跑超快这个可能还是不太不切实际的想法但是变化应该是肯定可以看得到的
所以的確你講的沒錯就是說我們用一季的時間先去試試看對但是這個試就是要認真試啦就比如說 30 分鐘或一個小時以他由下往上要說服這件事情好像有一點阻礙因為如果萬一他的主觀就是覺得這件事情就是好你要試試看沒有關係但是我是覺得還好
或者是我本來就覺得這件事情就只是為了讓你想嘗試而做對啊 所以這就是一個信念的問題就是你相不相信這件事情你相不相信這件事情可以帶給你變化那我會建議就是說或許你可以收集一些資料不管是譬如說有一些商館的報告啊或者是瑪利歐的證詞啊或者是我們在寫的一些文章哇 這個媒體集團的共同創辦人
杨师范也说这件事情真的很值得做就是可以试试看我自己的经验就是你持续做我这样讲好了有些时候当我回头被问说你们在做什么的时候那我会很清楚知道我们的团队大概在做至少这两个礼拜之间我们都在做什么东西
然后如果我要改什么东西的话我都可以跟他讲就是说大家会说我们有固定的会议然后我们随时都可以讨论但是固定的会议第一个人太多就是你会议不是如果只要不是只有两个人的话就很多人那这东西可能要讨论很多事情或报告很多事情那你就没办法好好专注去沟通各自的一个状况这是一个问题然后你可以说我们随时都可以讨论但随时讨论意思就是说这个随时等于就是不稳定
對就今天如果太忙的話你沒有辦法掌握對方現在到底是不是對你說隨時那我現在去找你說啊不行我現在很忙那你說什麼時候有空啊可能要排一個什麼時間所以他其實就不穩定所以這些東西通通都會影響到他的一個成果所以我覺得如果真的想要嘗試的話就是你要知道他必須要是穩定的然後把要談的東西要具體的放在裡面然後開始去做這件事情那最後想問你有覺得 1on1 有缺點嗎
有万万缺点就是你的时间有限所以你要能够搞清楚说你能够花多少时间去做万万我说主管以主管角度来讲我觉得如果你只对一个人就如果你带一个人或是你只对一个主管我觉得万万没有任何缺点所以就说为什么华文训不用这一个因为他对的人太多他要
他要全球飛來飛去然後如果說今天你說他就管就算隨便是 50 個好了他要直接管 50 個人那你 50 個人那你除以 2 就是 25 你一個禮拜要 25 個小時在做這件事情
怎么可能就不可能嘛你根本就没其他事就是他一个礼拜工作一百个小时他也占掉他四分之一的时间嗯对这就是非常非常花时间的一件事情所以万万你说有没有缺点其实有他的缺点就是呃他很花时间对所以你要怎么样去拿捏这个万万的时间占据你其他整个工作时间的比重嗯
那所以它也会涉及到你的组织架构你的这个管理组织架构所以它某种程度上来讲也会逼你去想这件事情就当你开始你坚持要做案外然后当你发现你管辖的人越来越多的时候你就会发现或许你需要调整你的组织架构让这件事情可以变得更有效率哦对
所以它会联动在一起你当你发现你时间忙不过来的时候你就会知道说那下一步啦就是可能如果各位有听过我在持续做做到现在当你官职越升越高的时候你可能应该也会意识到这件事情就是你可能需要调整的是你的官下方式或组织架构这样子 OK 好
好今天这个开工第一天喔跟大家讲了一个比较大范围的事情 one on one 对啊时间也讲了比较久那希望大家听了有收获那这也是阿雅陪伴我们这五十几集以来的最后一次了下台一鞠躬下一次呢就是我们上礼拜的子涵来继续陪伴大家没错那我们也祝阿雅未来事业一帆风顺下一次就是你会收到我的信了对台北阿雅这一看就知道是谁了对啊拜托让我查对好不好
好那这是管理通灵信箱如果你有任何关于管理工作职场人生的问题呢欢迎透过节目资讯栏中的 Google 表单连结写信给我们我们每个礼拜都会找一个问题来回答大家希望大家会有收获我们下次见拜拜