BE 407: How to Respect Schedules When You Send Emails at Work
2025/5/4
Business English from All Ears English
A
Aubrey
L
Lindsay
创立并主持《All Ears English》播客,帮助全球英语学习者通过自然和实用的方式提高英语水平。
Lindsay: 发送商务邮件并非易事，它需要考虑语言的准确性、语气以及文化差异，这比日常口语交流更具挑战性。我个人在用西班牙语或法语写商务邮件时，常常会缺乏自信，担心用词不当或语气不合适。因此，我通常会寻求母语人士的反馈或使用一些语言工具来进行检查。
发送商务邮件时，除了语言准确性，更重要的是要尊重对方的时间安排。我们应该避免含糊不清的时间表达，要清晰地说明时间和细节，并提供多个时间选项，方便对方选择。同时，我们也要考虑到不同时区的工作时间差异，在邮件中注明清晰的时区信息，避免误解。
总之，发送商务邮件需要我们认真思考，从对方的角度出发，力求做到清晰、简洁、高效，并充分尊重对方的时间和工作习惯。
Aubrey: 我同意Lindsay的观点，发送商务邮件需要考虑很多因素，例如语言的正式程度、称呼、结尾语等细节，以及文化差异。仅仅依靠语法检查工具例如Grammarly是远远不够的，它无法解决一些更深层次的问题，例如文化差异和语境。
在邮件中，我们应该清晰地表达时间和细节，避免歧义。例如，直接说"Can we reschedule the meeting for Friday afternoon?" 就可能造成误解，更好的表达方式是"Can we reschedule our Friday afternoon meeting?"，并附上具体的时间。
此外，我们应该避免只提供一个时间选项，而应该提供多个时间选项，方便对方选择。同时，我们也要注意时区问题，在邮件中注明清晰的时区信息，避免因为时区差异而造成沟通障碍。
最后，在邮件中，我们应该给对方留出拒绝或提出其他时间安排的机会，例如，可以加上一句"If these times don't work for you, please suggest another."。总之，发送商务邮件需要我们认真思考，从对方的角度出发，力求做到清晰、简洁、高效，并充分尊重对方的时间和工作习惯。
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