Office English: Deadlines and logistics
08:26 Share

学习BBC学习英语的方法有很多。关注我们的Instagram、TikTok、Facebook，订阅我们的YouTube频道，探索我们的播客，并在我们的网站bbclearningenglish.com上找到所有最新的英语学习内容。你是否觉得很难在工作中保持条理？我喜欢待办事项清单。

然后，当我完成一项任务时，我会打勾，这会让我有一种极大的满足感。我没有像应该的那样有条理。我想，一开始我可能觉得任务太多了，然后我仔细想想，意识到其实还好，然后我就没有做一开始就应该做的计划。在本期《办公室英语》中，我们将讨论截止日期和后勤工作。

大家好，欢迎收听《办公室英语》，您的职场播客指南。我是Pippa。我是Phil。访问我们的网站，查找本期节目的文字稿以便阅读——bbclearningenglish.com。节目开始时，我们听取了同事Neil和Beth关于他们尝试在工作中保持条理的一些方法。Phil，你是一个有条理的人吗？哦，我们刚刚讨论过这个，不是吗？我对自己足够有条理……

但我并不总是足够有条理，无法与其他人很好地合作。好的，所以这一切都在你的脑海里，你没有告诉其他人发生了什么。你是这个意思吗？基本上，是的。我觉得我差不多。我最近发现，我不知道是不是年龄的问题，我还很年轻，但我必须把事情写下来。我必须列清单。否则，事情太多了，我会忘记一些事情。所以我喜欢尽量保持条理。我不喜欢在工作中感到恐慌。

今天我们将讨论一些工作中组织方面的语言。所以Phil，让我们从截止日期开始。有时在工作中，你依赖于其他人的工作，你需要设定明确的截止日期，以确保你能按时完成所有工作。你如何在工作中明确截止日期？是的，你可以说类似的话，如果我们要赶上客户的截止日期，我需要你在明天一天结束前把这份工作交给我之类的话。

是的，我可能会和他们核实一下截止日期。所以我可以说类似的话，这听起来可行吗？这意味着，这对你来说听起来可行吗？你想确保你给别人的截止日期是他们实际上能够真正做到的事情。是的，这里一个非常有用的表达是，你可以说某事有一个确定的截止日期或一个硬性截止日期。这意味着我们不能改变它。如果我们错过了截止日期，那就行不通了。嗯。

我沟通的另一种方式可能是向某人讲解我的流程。我可能会说，我正在规划我们这个项目的计划。如果你能在这个日期之前完成你的部分工作，那就太好了。

是的，最好看看截止日期，然后倒着推算，想想其他阶段需要在什么时候完成。是的，你肯定想加入应急措施。这意味着留出一些时间以防万一出现问题。当我与我认为可能会错过我给他们的截止日期的人一起工作时，我尤其喜欢这样做。所以你只是为出现问题留出空间，或者只是为了有人生病或休假。

由于其他原因无法完成工作。我对截止日期有一个黄金法则。是什么？永远不要告诉任何人你的真实截止日期。是的，很多人都会这样做。他们会给出一个虚假的截止日期，这个日期可能比实际截止日期早一周。是的，这就是为什么我总是从实际截止日期开始，然后倒着推算。所以我根据我告诉其他人的内容给自己留出了足够的时间。

有时在工作中，你会得到一个截止日期。在其他情况下，你会被要求说明某事需要多长时间，并设定你自己的截止日期。我们需要考虑什么？好吧，Phil，在这种情况下，诱惑是夸下海口。所以说，哦，是的，我可以很容易地做到这一点。但最好给自己更多的时间，我想，提前完成一些事情，而不是因为你对自己的时间过于乐观而不得不更改截止日期。

那句话怎么说？最好少许诺，多完成。没错。当你不知道对于某事需要多长时间的答案是否可以接受时，这可能会很紧张。我们很多人实际上都有时间盲点，很难判断事情需要多长时间。所以你可能应该考虑如何与提出要求的人讨论这个问题，以及你可以使用什么语言。是的，你可以说……

如果我们下周提交报告，这听起来合理吗？你可能想与你的同事核实你的想法，看看它是否真的听起来很现实。是的。另一种表达方式是，

说类似的话，实际上我们需要一段时间才能正确地完成这项工作，我建议，然后给出你的建议，这是否符合你的时间表，所以你表明你考虑过你认为需要多长时间，但你仍然想检查一下它是否符合预期，因为是的，当有人问你的时候真的很困难，因为你不知道他们对什么的

大概数字是多少，大概数字只是一个粗略的、粗略的时间估计，是的，另一件可能需要在这里检查的事情是，我们之前谈到过硬性截止日期，就像我们是否对此有一个硬性截止日期，它试图找出是否有灵活性，或者实际上没有，它必须在那之前完成，就是这样

是的，如果有人要求你估计完成某事需要多长时间，并且可能有几个答案，这取决于你深入研究的细节程度，例如。所以你可以把问题抛回给他们，说，理想情况下，你什么时候想要完成它，然后看看你之后是否有了类似的想法。

所以，我们已经谈了很多关于时间表和截止日期的事情。工作组织的另一个方面是所谓的后勤工作。这就是我们所说的协调许多不同的事情，以确保事情顺利进行。是的，这可能意味着你需要同时与很多人沟通，并向他们更新变化的细节。你如何才能做到专业且不会惹恼别人？

好吧，我总是会保持友好的语气，但要明确。如果你正在给人们发电子邮件，但你不确定日期，你可以做的一件事是问，我可以把这个日期记下来，稍后再确认吗？所以如果你把某事记下来，这意味着它并不完全确定，但你可能已经给他们留下了一个提醒，例如，让他们可以空出这个日期。

是的，你可以随时说，我会在时间临近时跟进更多细节。有时，你也必须调整事情，你不想因为这样做而惹恼别人。所以我总是会道歉，只是说，我很抱歉。是否可以更改预约时间？我们遇到了一些不可避免的延误。所以你想，你知道，表现出你正在考虑别人的时间。

是的。当你沟通这一点时，确保你的电子邮件主题和任何你发送的日历邀请都清晰明了。总是回复确认，以免造成混淆。这是一种你正在结束沟通循环的方式。是的。所以如果你问某人，他们是否可以安排一个日期？他们回复说可以，然后你给他们回邮件说，太好了。我会预订这个日期。所以每个人都确信它肯定会在发生。

这就是本期《办公室英语》的全部内容。你发现工作的哪些部分很难？请发送电子邮件至[email protected]。下次，我们将讨论管理工作中的客户。回头见。再见。