EP.439 《搞定》讀後心得：時間管理必讀經典書、我的實踐與調整
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Hello 我是阅读前哨站的站长瓦基欢迎收听下一本读什么如果你问我把所有的时间管理书籍都丢掉只能留下一本那我会留哪一本呢我的答案就是 David Allen 他写的《搞定》这本书这本是我的时间管理的启蒙之书它也是我认为对所有想要学习时间管理的人最经典必读的一本书

这本书的作者他是一位企业管理顾问叫做大卫艾伦他专门在辅导高阶经理人去提高工作效率我第一次读到这本书的时候我深深地感受到自己的时间管理观念被完全地颠覆了

以往的我会以为时间管理就是把行程安排得满满满的设法去压榨出每分每秒的效率但是我读完这本书之后给我的启发就是真正的重点不在于管理时间而是要管理我们对于事物的注意力还有承诺

这本书的核心理论就是打造一个让我们的大脑可以心如止水的生产力系统当这个水面平静的时候你才可以看到清澈的底部才不会被繁杂的事情给干扰

作者认为大脑的功能在于思考跟创造而不是用来记忆所有的事情当我们试图在脑中记住一连串的代办事项的时候我们有限的心智能力很快就会被占据以至于我们无法专注于当下真正该做的事情我自己过去也常常因为害怕遗漏某件事情而不停地反复提醒自己结果反而是增加我的焦虑难以静下心来完成手上的任务

所以作者就建议我们应该要将代办事项从大脑当中移出来去存放到可以信任的外部系统当中这本书他就是教你怎么样打造跟使用这套系统

就如同这本书的英文书名 Getting Things Done 它的意思是把事情搞定简称 GTD 所以接下来的介绍我就会用 GTD 这三个字来代表这套时间管理系统那我猜可能很多朋友已经有听过或是稍微用过 GTD 系统

所以在接下来的分享前半段我会先简单的介绍 GTD 的概念还有步骤让还不熟悉的朋友可以清楚的认识那么在后半段我会分享我自己的亲身经验以及在 2025 年这个数位工具这么发达的现在我们可以针对 GTD 做出什么样的调整跟改善

首先我第一个来介绍的是什么是 GTD 系统这个系统将我们处理事物的流程它明确地划分成为五个步骤每一个步骤都有特定的目的第一个步骤叫做捕捉

首先呢你要全面的去收集所有分散在脑海当中的想法任务还有尚未完成的事项无论是在工作专案的是在生活琐事的或是一闪而过的灵感都将它们全部捕捉上来放入一个叫做收件侠的这个系统当中英文是 Inbox 那这个收件侠呢它可以是笔记本可以是记事 App 或者是任何你方便收集事项的工具

重点是你不要再依赖记忆力了而是把这些事情记录到大脑外面的系统你才可以开始掌控全局

第二个步骤叫做理清整理的理清楚的清理清你要定期从这个收件匣里面去找出呢去取出每一个事项然后去进行厘清跟处理重点在于你要判断每一件事情它的性质而且你要确定它的下一步的行动是什么你要问自己这件事情能不能执行如果可以的话下一步要做什么呢

如果你发现收件侠里面的一件事情它只要不到两分钟就可以完成的话那你就遵循这个两分钟法则立刻去做掉它那如果这个事情需要别人协助就把它委派出去如果你目前不必或者是你无法马上处理就先搁置在日后的代办清单里面你

你在厘清每一个事项的时候你千万不要把那些事情又丢回去收件匣因为原则就是你第一次处理这个事项的时候就要马上的去决定下一步避免拖延着让大脑一直挂念着它再来第三个步骤叫做整理在你决定好每件事情的后续处理方式之后啊你要依照他们的性质去归纳到他们最适合的清单或是场所里面

例如说你把那些需要很多个步骤才可以完成的事情放入你的专案清单将一些具体的事项记录在一个下一步行动清单那如果是你无法马上执行的事项你就把它放入将来的清单等待他人回复的事项你就把它放进等待清单

同时呢如果某件事情它有特定的截止日期或是你必须当天处理的话就放进形式例里面透过这样的分类整理方式我们可以很清楚的知道所有的代办事项他们在哪些位置不同类型的任务他们各自该在哪里进行

再来第四个步骤就是你要回顾你要定期的去检视还有更新整个系统你要确保它的整个有效性还有完整性我自己的话是通常会在每周播出一个固定的时间来进行每周的回顾去清空所有的收件匣里面的东西更新每一个清单里面的内容而且我要确保所有的事情都有被我适当的安排好

回顾的同时也是一个反思的机会你要检视一下目前的任务是不是符合自己的目标还有优先顺序有没有新的事项需要加入或者有某些计划是不是要被调整透过持续不断的回顾 GTD 系统它才可以长久的运作下去让我们对自己许下的承诺可以充满信心

再来第五个步骤叫做执行你要根据当下的情况采取最好的方式去付出行动

由于前面的这四个步骤已经把你该想的都想过了该安排的都安排好了在第五个执行阶段我们就可以更心无旁骛的去专注做事情作者提到你可以用几个判断的依据来去决定你现在应该做哪件事情包含了当前的情境你可用时间的长短你自己的经历状态还有事情的轻重缓急

简单来说当我们有了完整的清单之后就可以根据现实状况从里面去挑选最合适的任务来执行把这些任务逐渐的完成帮助我们把该做的事情一件一件确实的搞定那我接下来分享一下我自己的亲身经验还有我的启发

在我那时候大概是五年多前吧我就读到这本书了我理解了这个 GTD 的理论之后我尝试将它运用到自己的生活跟工作当中在整个过程当中我收获非常的大

我还记得我好几年前还在台积电上班的时候那时候我同时要经营说书的部落格还有 podcast 除了要面对原本上班时的忙碌的本业之外我还要兼顾下班的自媒体的创作兴趣我经常会感觉到分身乏术一方面工作专案需要进度追踪另外一方面还有读书心得要撰写好多的事情一直在脑中打转

那在彻底落实这个 GTD 之前呢我经常会在下班的路上我脑海当中还会反复的思索中就是在工作上好像有这种什么东西遗漏掉了是不是所有东西我都记得我一直烦恼这件事情这种东西就很像你背着一大堆的代办事项上床睡觉这个会让你没有办法真正的放松休息

那么自从我读完这本书开始去实践 GTD 的方法之后我会感觉到最大的改变就是我变得很安心什么意思呢当我把所有的事情都已经记录到我的收件辖而且去整理成清单之后我就可以把我的注意力从记住事情转移到做好事情上面

举例来说如果在白天碰到工作上面被交办的任务我会立刻写进笔记本里面我会固定在我的午休之后还有下班之前去清理还有去安排到对应的工作清单里面如此一来下班的时间我反而更能够专注在写作跟录制节目因为我心里面会知道这些工作的事情都已经被我妥善地安排在某个地方了它不会无缘无故地跑出来干扰我的思绪

那么当然啊在一开始建立这个系统的时候我也会遇到一些挑战例如说我一开始会常常忘记去定期清空这个笔记本里面的事项结果导致呢这个任务就越堆越多最后很难收拾我后来才逐渐养成一个好习惯就是每天去处理收件匣每周还有回顾这个收件匣的习惯

慢慢的会体会到 GTE 的精髓就是完全的信任这套系统只要你信任这套系统很可靠的时候你就再也不必害怕自己的大脑遗漏掉什么重要的事情这种掌控感让我在面对蛮繁忙的生活的时候可以保持镇定可以更有条理的去一步一步的完成目标

那我也会更深刻的去体会到这个作者所提倡的观念就是你的大脑应该要被用来发想点子而不是储存点子对我来说 GTT 带来的它不只是效率的提升而已而是一种观念上面的转变我有领悟到一件事情生产力并不是盲目的做更多的事情而是你要确保自己在做对的事情

透过这个不断的理清和整理自己的思绪实现对自己的承诺我会更清楚什么事情对我来说是最重要的那也是透过这样持续的自我省思跟整理的过程让我在几年前可以很勇敢的去调整整个挚爱方向去全心投入我真正热爱的事物那也可以这么说 GTT 它帮助我打好了这个时间管理的基础让我有信心去追寻理想的生活也同时激发我将这份收获分享给更多的人

再来我谈一下 GTD 它是如何适应数位环境的改变因为老实说这本书它已经出版了 20 多年了可是随着这个科技的进步 GTD 的原则它还是历久弥新

虽然说这个执行方式你可能觉得有一些可能职本的你已经不太习惯了但是我们可以去升级或者说去调整自己的数位工具来去做配合再加上这 20 年来的工作环境已经发生巨大变化很多的云端协作平台智慧手机 APP 或者是人工智慧 AI 层出不穷我就一直调整自己的系统去用这些工具来提升我的效率接下来分享一下我在 2025 年会运用哪几项关键的数位工具来跟 GTD 做一个整合

第一个是设置你的收件匣然后做好随手的记录你要准备一个属于你的收件匣来集中管理所有的代办事务可以是一个纸本的笔记本或是一个手机的 APP 或者是笔记软体里面的一个页面那重点是呢无论什么时候你只要想到有一件事情要做你就要立刻记在这个收件匣里面而不是放在脑袋当中然后就不小心忘掉了

很久以前我还在台积电工作的时候嘛公司内部就不能用私人手机所以我那时候是选择用纸本笔记本作为我的收件侠那现在这个当下我已经离开台积电了我就选择用 Heptabase 笔记软体里面的日记功能来当作我的收件侠

所以每一天呢就把它当成是一个独立的日记页面我在电脑桌前面的时候我可以快速地把事情丢进去在外面出差通勤的时候我也可以用 Heptabase 的手机 APP 快速地记录东西所以呢我就会很安心无论是什么情境我都有一个地方可以统一收纳我所有所有零碎的事项跟想法

再来第二个你要每天定期的去处理收件匣这个步骤是最容易被忽略的那就是你要养成一个真的是定期清空收件匣的习惯我

我自己的方法是每天早上工作的第一件事情就是清空收件辖还有规划当天的优先任务我会打开 Healthbase 的日记这个页面然后跟我的 email 软体去互相两两对照把所有的行政事务跟杂事都会先归类到下午的时段去执行那么早上的时段就保留给我最重要的工作就是阅读写作还有构思一些商业策略

所以早上的时间我绝对不会把那个什么两分钟可以立即处理完成的事情处理掉因为这是一个巨大的陷阱你会以为很多小事情只要花两分钟听起来很短可是呢如果有十几件小事情累积起来你就要花一两个小时去处理了所以我会坚持把小事情全部丢到下午才做早上一定要留给最重要的事情

那么另外两个定期清空的时间是什么就是午休之后还有在下班之前因为在白天的工作的时间有可能会持续收到很多新来的信件可能是一些需求啊一些任务

透过另外这两个时间来进行清空就可以保持一个稳定的节奏去面对未来的挑战就像是作者在书里面写的只要在对的时间检视充裕的正确事项通常每天只需要花短短几秒钟你就能够顺利地完成检视的步骤我们要记得在正确的时间做有效的检视还有处理

再来第三个我来谈一下你要建立跟维护你的清单系统我们可以依据这个 GTT 的原则为不同类型的事项去建立对应的清单那以我个人而言我现在在经营公司使用的专案管理系统就是建立在 Notion 这套软体上面

除了经营公司之外他所有需要一切的资讯跟管理页面里面都整理上去了那么这个 Notion 的页面也会有我的专案清单很方便我自己跟团队成员都可以一起看到

那以我的内容创作为例子我就会建立一个专案的看板来管理每篇文章它从构思到发布的整个流程此外那这个看板呢也很方便的整个团队在线上可以协同作业可以及时共享最新的资讯免去那些你要往复传递这个讯息啊或传 email 的麻烦

那另外呢就是只要跟工作不相关的清单例如说等待清单或者是将来的清单我都是放在 Headbase 笔记里面去整理因为这两种清单是比较随性的我的笔记软体整理起来也比较没有压力我甚至还有其他的清单像是买书清单跟追剧清单把我碰到未来想要看的东西都先丢进去而不是记在脑子里面

书本里面有一句话很有意思他说你要熟悉清单到可以忘掉清单这样你更能够搞定事情所以建立这些清单的目的就是要把资讯从大脑当中移动出来减身你的大脑的认知负担让我们在做重要的事情的时候会更有效率

一旦有了清单系统你就可以一目了然掌握你手上所有的事项你知道哪些东西正在进行哪些东西要延后处理下一步的重点是什么还有你要对于一些有日期跟期限的事项记得标注在自己的行事曆上面以免去错过了执行它的时机

再来第四个我要来谈一下关于整理跟回顾的提醒在这个时代啊有一件事情是很难避免的就是大部分的人都会习惯用即时通讯软体来进行沟通就是台湾人最常使用的就是 LINE 这个通讯软体那我虽然是有透过 LINE 跟我的团队跟朋友联系但为了讲求效率我会刻意将这个 LINE 的用途限制为简短即时的讯息交流

像是你可能要确认开会时间快速的提问快速的回报状态那如果跟人家讨论的内容比较长或是牵涉到要很多个小任务的话我就会改用 Notion 这种协作工具来撰写一个长篇的说明再把连结分享给对方如此一来重要的资讯就不会淹没在冗长的对话当中也方便我们日后可以重新的查找那我们的 Line 对话就会保持比较精简比较清楚不会被大量的资讯给淹没

那我还有一个习惯就是如果我在外面通勤的时候我没有办法专注的去整理跟回顾的这个步骤的时候我会避免自己把 LINE 的讯息变成已读就是故意的不要点开来读因为啊当你不小心已读一个很重要的讯息而且你又无法及时处理的时候这个压力就会开始累积在你的心上你会一直惦记着它直到你终于可以专心在办公室处理的时候才能够解除掉

那如果你带了很多种这个压力在身上你会觉得脑袋像是一团浆糊很难清晰的思考也很难专注在当下的事情

所以任何跟团队和工作合作伙伴对象的这个 LINE 的讯息我只有在电脑桌前面才会认真的阅读或者是我在外面如果在咖啡厅有一段很长的专注时间的话我才会真的把这些讯息点开来然后进行下一步的可以直接的去整理跟分类这个道理就很像作者说的你要不就把事情全部记在脑内要不然你就全部抛诸脑外如果呢

卡在不进不出之间两边都会靠不住所以我们不要把自己当成一个随时都要处理事情的人因为有很多的干扰在第一时间就不应该进入你的脑袋里面

再来第五个要跟大家分享的观念叫做循序渐进跟持续优化最后请记得哦如果你想要开始去使用这本书的 GTD 系统的话你不要企图说你一次就把所有步骤跟工具都直接实行的很完美哦没有这种可能啊

你真的要找出最重要的事情的话我会建议两件事情一定要做就好了你可以先从记录所有事情跟每日定期处理这两个习惯开始等你驾轻就熟之后你再加入每周回顾或是加入新的工具方法

像是任何手机都有一个很基本的记事本功能或是提醒事项的功能就可以当成你的收件侠系统重点是你要尽量使用一个收件侠就好了否则你如果用太多的收件侠你最后一定会乱掉什么事情都做不好

再来是每日定期处理的这个习惯养成你必须刻意的安排一些固定的时段静下心来 10 分钟到 30 分钟去清空整个手剑侠里面的所有事项确认好这些事情的优先顺序

那每个人的情况其实都不一样你可以依据自己的实际需求去调整出适合自己的系统只要你持之以恒地去优化记住这两个关键的行动一段时间之后你一定会很惊讶你自己发生的改变你会体会到一种津津有条的从容还有自在

最后呢来总结一下这本书在写下这个心得的时候我就很感谢当初我有预见搞定这本书那么 GTD 的理念跟方法呢它就是帮助我在大脑里面建立了一套井然有序的工作系统让我可以在面对生活跟工作的挑战的时候可以保持比较从容的这个心态那以我个人的经验来看

GTD 这个系统它不只提高了我的效率更改变了我看待时间跟工作的态度我学会怎么样将心里面无形的压力转化为更具体的清单跟行动方案这给我一种前所未有的掌控感

所以我非常非常大力的推荐搞定这本书给所有你如果想要改善你的时间管理想要减轻压力的读者无论你是学生啊或是你是职场人士这个系统可以帮助你去底清头绪去聚焦当下那么当然这个工具它只是一种辅助真正的关键呢还是你要养成一个良好的这个习惯跟心态

只不过还有一个提醒因为这本书的繁体中文版它的翻译读起来真的不太顺畅由于我在五年多前第一次读的时候我是读英文版的所以我那时候比较没有这个困扰但我最近就想说重读一次买了中文版来看还真的觉得读起来不太满意所以要买中文版的朋友你要稍微留意一下但尽管如此你还是可以从里面学到很多扎实的心态跟方法

那么这个时间管理的方法呢就跟自我成长是有点类似的它是一个持续优化的道路像是刚开始我在实践 GTT 的时候呢就要记得不要给自己太大的压力一步一步的做出小调整就好了当你感觉到大脑变得更清醒事情变得更可控的时候这种轻松跟成就感会告诉你这一切的努力都是值得的书里面有一句话

提高生产力与减轻压力其实不需要什么新的技巧只需要应用一套经过改良的系统化的行为那也希望我今天的分享可以带给你一些启发也期待你可以开启属于自己的 GTD 之旅把重要的事情一件一件的搞定过上一个更从容充实的生活

接下来分享一下 Apple Podcast 上面的留言这位听众他写说谢谢瓦基瓦基你好前阵子因为离婚了过了一段浑浑噩噩常常怀疑自我价值的日子有一天在书架上面看到好几年前买来但是只翻了几页的原子习惯

那忽然对别人在养成什么习惯感到很好奇于是就查询了相关资讯的时候也因缘际会的接触到你的频道决定重新拿起这本书并且开始试着阅读其他书籍那

那一个月我不知不觉就读完了九本书而在这些书本的启发之下我渐渐地养成了一些新的习惯比如说每天会利用零碎的时间背英文单字用 AI 来训练口说早起做拉伸还有运动

还有练习写子弹笔记虽然目前的人生目标还不明确但是我也决定先专注成为一个健康爱阅读的人在这段疗伤跟阅读的过程当中我的情绪起伏也逐渐稳定了感谢瓦基的陪伴以及好书的推荐让我在这段探索跟成长的路上不再孤单 OK 非常感谢这位听众朋友的留言那

每次读到这样的故事我都会觉得那种感动就是说很像那种感觉就是你自己做的事情对别人带来了很大很大的帮助然后有很好的影响的时候这种时候就会觉得哇 即使你在中间在吃再多的苦或者说再辛苦再怎么样都是很值得的所以我也非常的感谢就是这位听众朋友还有每一位听众朋友给我的相关的回馈

那很多听众朋友他可能就是会透过公开的这种留言告诉我那也有更多的朋友是透过像是写信私下的就是透过部落格的联络方式或者是透过脸书的联络方式告诉我这些事情那

每一次读到我其实都有点像是在打上一个有点像是那种帮扑又重新的再被振奋起来了然后那个动力整个又重新的再燃起了这样好所以我也非常感谢每一位朋友给我的这样的回馈

那我听到这样的故事像是这位朋友有经历过那样子跟就是分开的过程嘛然后重新的透过书籍再度的去振作起来然后再去养成一些新习惯我觉得这种过程都是我们都听到之后都会非常非常感动因为我自己也很明确的有走过那一种就是很低潮很低潮觉得哇人生好像没什么意义好像不知道自己到底在忙什么在奋斗什么那种很低落的感觉

但是我觉得就是在那种时刻我们会对生命有最大最大的一个转变吧那尤其像是像是书本对我来说它的这个帮助就是说有很多很棒的智慧跟精华就是浓缩在一本小小的书里面像是今天跟大家分享的这一集是叫做搞定那这本书也是真的在我那时候很低落的时候就是觉得

就是那时候在南科嘛然后也是在刚开始要做自媒体的时候就是很多的决定都还没有明确的时候就想说透过一些书去帮助自己更有方向更有系统的去规划整个生活所以像这本书里面的一些系统跟架构我也是重复的去反复的拒绝然后试着去套用到我的

然后看看是不是会有什么样的改变那也是这样子一点一滴的去实验看看之后你才会发现哪些东西对自己很有帮助那哪些东西你觉得不太适用你要稍微改变那都是可以的但是我觉得最好的这种感觉就是它会让你很有信心的很安心的知道自己是在朝向一个更好的一个下一步去前进那每一天都会比昨天的自己更好那就

那这种东西其实有时候你在社群媒体上面听起来好像是什么心灵鸡汤啊什么的什么每一天都要比昨天更好听起来好像很鸡汤好像每天不都这样过吗可是我觉得我之所以对就是生活或者工作这么样的有这起床的动力的话我觉得最好的一件事情最有感觉的一件事情就是我

的确确确实实的会感觉到每一天的自己都比昨天的自己又更理解了哪些东西例如说我今天跟大家分享搞定这本书就是很多的听众朋友就一直敲碗因为我曾经有提过这些书提过这本书我提过好几次但是我好像都没有分享因为那个是好早以前读过的

所以我又重新把它买回来重新的再整理再消化再吸收一次也发现里面真的是金句满满啦就是如果你要画的话那个画线的话画不完的那整本书都是金句所以呢我就稍微调整了一下做法就是我不是只有跟你分享重点我就稍微把我过去的经验加上现在加上数位工具调整之后使用的方式再跟你做一个分享那也举出了里面的几个重点

所以我也觉得这样的方式对我来说也是一直持续不断的挑战就尽管像是那么久以前我就已经知道的东西但是我现在还是会试着要来把它用一个新的方法或者说新的说法来让大家可以重新的吸收更跟得上这个时代而且呢在重新读这本书的

又让我产生了很多很多的灵感有很多的东西是当时在用的时候忽略掉的或是当时的时候理解度不足所以呢有些东西你可能没有办法直接的去实现它可是现在再去重新的就是五年后又重新的看这本书之后呢又有好多好多很棒的想法就会知道

我现在有一些地方卡关了有些地方做得不够好原来是因为这些关系原来是有这样的心态要调整所以说里面有好多的方法跟范例它过了 20 年了耶都还是很适用的就是我觉得里面的这些观念它基本上它是出于一个人类人性的观念就是我们人性是怎么样我们的心理状态是怎么样我们整天的情绪我们的精力状态是怎么样这就是一个最自然的状态嘛

那你要依据我们人性的角度去做出相对应的调整那这本书它也是基于这个本质上面在跟我们就是分享它的方法就是大脑不是用来记东西的是用来想东西跟创造东西的一旦这样的观念你把它落实到你的生活中的方方面面的话

那这个样怎么讲他发挥出来的影响力是巨大的他会影响你未来一辈子的人生轨迹你现在稍微调整一下稍微持续的进步你未来的轨迹是完全不一样的好的

好所以说我会常常说有哪些书或者说有某几本书它都是改变了我的一辈子那其实你再往细一点讲其实每一本书如果你认真的去读认真的去理解造成了一些观念的改变想法的这个进化的话那每一本书你如果都是这么做的话那真的每一本书都是改变你的人生因为只要一点轨迹的改变你未来整个人生的这个道路就会不一样了所以

说实话如果说你要讲得更严谨一点每一本书都是改变你人生的一本书但是前提就是你要认真读啦不要就是看过就算了这样子好所以就非常谢谢这位听众朋友的留言还有分享他的故事那也让我再一次的就体会到这样子就是微小的进步然后慢慢的改变这样的一个现象就对了那

当然也有提到说这位听众也有提到对于目前的这个目标好像还不太确定可是我觉得这没有关系不用太紧张因为当你已经正在迈向成为一个更健康的人热爱学习的人然后可以追求新知的人持续成长的人当你是朝这样的一个路在迈进的时候那

那未来的目标它会慢慢的越来越清晰你会从这个过程当中越来越明确自己的想法就像今天这本书分享的也是你要定期的回顾定期的检视去删除一些任务然后去决定一些任务的优先次序它是一个持续变化的一个持续进步的一个过程

所以需要一点点的时间但是呢光是这样听起来已经是在一个非常理想非常美好的一个发展轨道上面所以呢我也想要给这位听众朋友一个就是最大的鼓励那我也很相信当然是就是发自内心的相信这个未来的发展一定会出乎你想象的美好它一定会发展成一个很棒很棒的一个方向

那也祝福所有的听众朋友就是可以继续的我们一起从书中获得很多很多新的启发跟观念然后呢调整自己的人生我们朝向一个更美好更理想的人生持续的迈进好那也给大家一个共勉之非常谢谢这位听众的留言感谢大家 OK 节目到这边就进到了尾声如果你喜欢今天的内容欢迎订阅下一本读什么你也可以订阅我的免费电子报每周收到最新的读书心得还有好书金句我们就下次见咯拜拜