558: Outsourcing Your Back Office with Dida Clifton
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与The Office Squad的创始人兼首席执行官Dida Clifton一起外包您的后台运营。她分享了外包关键运营任务如何为小型企业主腾出时间，从而专注于发展。 节目笔记页面：https://www.thehowofbusiness.com/558-dida-clifton-outsourcing-back-office/ 在本期《商业之道》节目中，Henry Lopez 欢迎The Office Squad的创始人兼首席执行官Dida Clifton。他们讨论了小型企业如何通过外包后台运营来提高效率，Dida在结构和流程方面受军事启发的做法，以及委托簿记和行政任务的影响。 Dida Clifton是一位企业主、企业家和效率专家，在支持小型企业主方面拥有超过23年的经验。作为The Office Squad的创始人，她带来了军事纪律和运营结构，以帮助企业简化其后台运营。Dida热衷于通过提供外包簿记、行政支持和运营解决方案来帮助企业家重新掌控自己的企业。 外包您的后台办公： Dida从空军到创业的历程 结构化运营对小型企业成功至关重要 小型企业面临的最大后台挑战 簿记的作用以及为什么它不仅仅是会计 外包后台任务如何为企业主腾出时间 The Office Squad如何确保财务安全并防止欺诈 为什么混合工作模式可能比完全远程团队更有效 外包运营以准备增长或出售的长期利益 三大要点： 小型企业主应专注于发展，同时将行政和簿记任务委托给专家。 运营结构和簿记是企业成功的关键，而不仅仅是税务合规。 外包后台职能可以降低风险，提高效率，并使企业更具吸引力，以便将来出售。 本期节目由Henry Lopez主持。《商业之道》播客专注于帮助您启动、运营和发展您的小型企业。《商业之道》是小型企业主和企业家的顶级播客。在我们的网站https://TheHowOfBusiness.com上查找小型企业主和企业家的最佳播客、小型企业指导、资源和值得信赖的服务合作伙伴。</context> <raw_text>0 欢迎收听由Henry Lopez主持的《商业之道》。本播客将帮助您启动、运营和发展您的小型企业。现在，让我们欢迎我们的主持人。欢迎收听本期《商业之道》。我是Henry Lopez，今天我的嘉宾是Dita Clifton。Dita，欢迎来到节目。感谢您的邀请，我期待着这次对话。Dita Clifton是The Office Squad的创始人兼首席执行官。

The Office Squad是一家致力于改变小型企业管理我们通常所说的或通常称为后台运营方式的公司。我们将讨论这意味着什么。因此，我们还将探讨她的创业历程，一个非常有趣的历程，以及这一切的意义，以及可能外包部分甚至全部后台责任。

您可以在thehowabusiness.com上找到所有《商业之道》资源，包括本期节目的节目笔记页面，并了解有关我的个人和团队辅导计划的更多信息。

我邀请您考虑在Patreon上支持本节目，我还鼓励您在您收听的任何地方订阅，这样您就不会错过任何新剧集。让我再详细介绍一下Dita，然后我们将开始我们的对话。Dita Clifton是一位企业主，也是小型企业发展的倡导者，拥有超过23年的支持美国各地企业主的经验。正如我所说，她是The Office Squad的创始人。

特许经营运营支持模式，Dita将她的效率知识、受军事启发的运营背景与对小型企业需求的深刻理解相结合，提供一体化后台解决方案。Dita的目标是通过帮助企业主更有效地运营，使他们能够专注于愿景和增长，从而改变小型企业的发展方式。从她独特的10点业务评估到全面的行政和簿记服务，

The Office Squad特许经营网络体现了Dita将企业所有权从挣扎转变为自由的使命，一次一个团队，正如她所说。因此，Dita Clifton，欢迎来到节目。谢谢。这让我听起来像个什么人。好像你取得了什么成就，对吧？是的。如果没有什么别的，那就是在经商和帮助他人经商的这些年中幸存下来。只是来到这里。这是一个荣幸。谢谢。我很感激。

好吧，我一直喜欢从头开始，尤其是从你有趣的背景开始。所以请简要地告诉我你早年的情况。你是什么时候参军的？上学前、上学后？如果你愿意的话，告诉我这件事。高中毕业后。高中毕业后。我们没有上大学。我们去了空军。我没有参加技术学校，所以我直接从新兵训练营去了新墨西哥州阿拉莫戈多的一个战斗机中队。好的。

所以我走进了一座满是战斗机飞行员的建筑物。哇。你在空军的时候做什么？至少最初你做什么？我在作战技术部门。在一个战斗机中队里，有F-15飞行员驾驶现役F-15。所以中间有一张很大的桌子。我在那张桌子后面工作，接电话，通过无线电与他们交谈，记录他们乘坐的飞机和所在的位置。

所以只是负责一切，煮咖啡，倒垃圾，你知道，所有这些事情。所以很明显，你一开始就接触到了运营、管理和保持秩序。

绝对的。在这种环境中，我怀疑，我自己没有当过兵，结构相当严谨。非常有条理，这就是这一切的来源。对。很多标准作业程序和做事方式。所以你一开始就学到了这一点。是的。而且我带给The Office Squad一种强烈的紧迫感。告诉我关于这件事。你这是什么意思？这是战争训练。

我在80年代后期参加了战争，我们当时没有打仗。但在军队里，你一直在为战争做准备。所以一切都很匆忙。你必须把他们送走，并确保他们拥有所需的一切。它不像我们在平民世界那样等待电话。事情现在发生得没有那么快了。

当我离开军队时，我并不习惯这一点。- 另外，我必须相信其中一些事情实际上涉及到某人的生命可能面临风险，对吗？- 是的。- 所以风险很高。- 是的，再说一次，我们没有打仗，但是你知道，每次

那些家伙中的一个走到，你知道，数百万美元的飞机上，把他的生命放在那里。你必须确保一切正常。好的。所以你服役了，我认为是六年。然后你在空军服役后做了什么？我退役后成为了一名军人配偶，做了很多志愿工作。并前往不同的岗位或……

是的。我们每两到三年搬一次家。我们在2001年到达拉斯维加斯的内利斯空军基地。对。所以在所有这段时间里，你没有在家里以外的地方工作？没有。每隔几年搬一次家很难保住工作。对。是的。所以我做了很多……我开始了我自己的小礼品篮生意，我开始……

我做了很多志愿工作。我开了一些旧货店，他在前东德驻扎了一段时间。我教他们如何开旧货店。我只是做了很多非常酷的事情，并抚养了几个孩子。是的，就是这样。那么是什么让你加入The Office Squad的呢？那是你之后不久在拉斯维加斯变得更稳定，还是中间有什么其他的事情？好吧，好吧，

一旦你了解我，你就知道我不会闲着很久，总是试图做些什么。所以在他开始工作和孩子们上学后不久，虚拟助理刚刚兴起时，我就开始在家做一个小簿记生意。有趣。为什么是簿记？你也有会计背景吗？

顺便说一句，任何人都可以成为簿记员。对。不需要上学、上课、执照或问责制等。我知道这很疯狂，不是吗？是的。所以我通过很多志愿工作学习了QuickBooks。我自愿担任财务主管，并开始开旧货店。所以我懂得如何使用QuickBooks，我可以创业。所以我做了。我建立了自己的网站，并开始传真。还记得传真吗？是的。

向那些正在为簿记员做广告的人传真一份小信息表。哦，好的。所以这就是你找到最初客户的方式。找到了我的第一批客户。然后我会开车去他们那里，并将他们的QuickBooks备份到一个小U盘上，你知道的，然后带回家。我做了这件事一段时间。我很快意识到企业主需要的不仅仅是簿记，而且

对。他们很像战斗机飞行员。他们需要很多支持，他们真的只关心飞行。他们都想做自己的生意，并请帮我处理所有这些其他事情。对。这是噪音，而且很痛苦，它只会堆积起来，对吧？对。

这就是The Office Squad的由来。我只是开始向其中添加东西，搬出家门，它就这样不断发展壮大。已经多少年了？23年。哇，23年。优秀。当你回想起那时，你有没有，我的意思是，显然你像你说的那样做过一些尝试，但是你有没有抱负，或者你有没有想过有一天会有自己的生意？不，这有点像意外。是的。

我看到了对它的需求。我看到人们会来找我，他们的簿记员已经搬走了

搬走了，或者没有接他们的电话，或者没有时间再照顾他们了，或者他们的账簿做错了，而且不会去改正。你知道，他们只是，对不起，被，你知道，搞砸了。我认为这不公平。是的。你知道，所以。现在这种情况发生的更多了。找到可靠的簿记员或可靠的注册会计师都很难。不容易。你知道，我意识到任何人都可以成为簿记员。

我只是想解决这个问题。我不喜欢看到一些企业主没有他们需要的东西。我认为我可以解决这个问题。当然，你所拥有的所有纪律，严谨的应用，遵循流程，因为在会计和簿记中，我们需要精确到分，对吧？是的。不够接近。所有这些都必须……

这些技能都在那里，你拥有的那种特性，所有这些都得到了应用。我必须这么想。它确实如此，组织和设置你的文件，对。知道在哪里可以找到东西，并且，你知道，回答，我开始为人们接电话，搬出家门，开始添加东西，接收邮件，它就这样开始添加东西了。就这样发展壮大了。更大。好吧，

我好奇的一件事是我在做研究时发现的你的女儿Taylor。我发音正确吗，Taylor？是的，是的。她和你在公司一起工作。这总是件棘手的事情，对吧？尤其是在我们的孩子在公司工作的时候。你对如何让这一切奏效有什么想法或建议吗？好吧，我不知道我们还有多少时间，但我有两个女儿。是的。

她们都在公司工作还是只有一个？不。Taylor是最小的。最大的是我的第一个接待员。我解雇了她三次。所以我的建议是永远不要雇佣家人。但后来Taylor来了，她一直从事销售工作。

她非常擅长销售。我问她，不断地让她来做我的销售人员，但她不肯。然后COVID-19发生了，她，你知道，她三十多岁了，她，零售业垮了。她说，

这对于仍然很好吗，妈妈？我说，绝对的。因为她很好。好吧，我试试看。她做得非常出色，我们知道进入这个行业，你知道，她年纪大了。我们以成年人的身份进入这个行业。我认为这才是关键。我大女儿第一次这样做的时候，她还在上高中，这是一个完全不同的游戏。你当时是父母，现在和，呃，和她，和她，和这个女儿一起，你现在和她有了一种成年人的关系。

对。我们知道我们在做什么，而且她第一年就为我们增加了25万美元的收入。她仍然是，她是首席执行官、首席营销官，而且做得很好。所以我认为你，你必须以成年人的身份对待这件事。而且，我的办公室工作人员，我，

我问他们所有人，你知道，他们，而且你不能偏袒。这是一个艰难的，这是一个艰难的问题。是的。是的。是的，确实如此。员工必须知道我的女儿会进来，她会做这件事。如果你看到任何问题，请告诉我们。是的。他们不怕听到。这必须有所帮助。我不知道。也许有些人当时在你解雇你另一个女儿的时候就在那里，所以他们知道你很认真，或者至少他们听说过这件事，对吧。如果你必须这样做，你不会放过他们。好吧，

那些人也不在那里了。因为这也是你必须学习的一件大事。你不能和一起工作的人做朋友。这是一个非常重要的教训。你知道，我过去常说的是，你想友好相处，对吧？但是我说的整件事是，好吧，这是一个家庭。不，这不是一个家庭。我的意思是，它某种程度上是一个家庭，但是是的，

你是老板，我们必须管理好这条线是我的经验。你怎么认为？是的，我现在有几个千禧一代来管理我的公司，效果很好，因为我在德克萨斯州，他们现在在拉斯维加斯。但过去他们会来到我的办公室，联合起来对付我，我会听一会儿，我们会讨论一下，然后我会说，好吧，这是我的想法。离开我的办公室。好的。

然后他们会，你知道，我们同意不同意，这很好。没错。但归根结底，只有一个老板，对吧？你必须做出决定。是的。如果他们能接受这一点，那么他们就会留下来。如果他们不能，那么门就在那里。明白了。

好吧，让我们开始更多地了解它。我们已经讨论过它了，我在个人资料中也提到了它，但是请告诉我更多关于当你查看你的客户时，他们会遇到哪些常见的运营、行政、后台挑战？

好吧，簿记是我们做的主要事情。我的理念是簿记不是会计。我认为对此存在误解。人们认为簿记是你在月末或年末做的事情。你只需要把你的所有东西交给会计师，然后有人神奇地进行数据录入。你有了你的纳税申报表。但簿记实际上是运营。

它每天都在发生。这是一张支票。这是一个估算。这是一张发票。这是与客户的电话。这是与供应商的电话。这是每天发生的事情。他们称之为全额收费簿记是有原因的。会计是查看数字并考虑未来、审计以及其他事情。

The Office Squad做簿记。我们确保收据正确无误。我们确保所有文件都井然有序。我们将你的损益表和资产负债表放在一起。我们和你一起查看它，确保这些数字对你来说是有意义的，并纠缠你，直到你给我们我们想要的东西，并得到你所需要的东西。所以我们做了很多唠叨。我最老的客户已经和我一起工作了将近，天哪，

哇。

然后它就会点击，他们就会明白，他们就会留下来，他们就会留下来很长时间。三个月里有什么？从运营的角度来看？你正在帮助他们养成的一种关键习惯是什么？好吧，他们必须停下来倾听，你的簿记员、那些试图为你工作的人需要的东西，你必须倾听他们。你必须，你必须为他们获得这些东西，或者赋予他们获得这些东西的能力。是的。

你认为他们没有这样做是因为他们认为这是一个，再次，一个后，我的意思是，即使它的名字也暗示着一些不重要的事情，我最终会处理它，可以等待。是的。簿记并不重要，直到它开始对你大喊大叫，对吧？直到报税的时候。对。或者只要我有钱。或者直到你盲目地经营你的生意，因为你没有数据来告诉你发生了什么。

只要银行里有足够的钱，我就没事。现在你可以早上起床，在手机上看到银行里有足够的钱，你没事。但是当天会有什么结算呢？下周你需要支付什么？

你需要的是一个仪表板，QuickBooks有它。你可以，如果你能早上起床，拿出你的iPad，查看一个仪表板，上面显示，好的，这是你银行里的钱。这是下周要出去的钱。这是要进来的钱。然后你就会有一个清晰的画面，你的簿记员可以为你做到这一点。如果他或她有正确的信息，它会自动完成。我不反对人工智能。我喜欢连接东西并使其工作。

但是你必须花时间来设置所有这些东西，并且有人需要监控它。是的。这是Henry Lopez，本期节目短暂休息一下，向您介绍我们的赞助商Bamboo HR。Bamboo HR。

我不得不花很多不眠之夜来完成工资单或计算员工福利。所以我亲身体会到BambooHR如何为您节省时间和金钱，并确保您所有关键的人力资源任务都能得到处理。作为小型企业主，我们戴着很多帽子，但让我们承认吧，人力资源可能是我们宁愿不戴的帽子。有很多细微之处，更不用说它非常耗时了，除非你使用BambooHR。

BambooHR是为您的成长型企业提供强大而灵活的一体化人力资源解决方案。停止花费无数时间在工资单、时间跟踪、福利、绩效管理上。使用BambooHR，这些时间可以缩短到几分钟。这就是为什么超过34,000家公司信任BambooHR的原因。因为它是一个集成系统，旨在处理您当前和持续的

即将到来的HR需求。此外，BambooHR以其易于使用、易于学习、易于实施和非常易于喜爱而自豪。花几分钟时间查看免费演示，看看这个有价值的工具有多灵活和经济实惠。人力资源很难，但是

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您看到的是公司、企业拥有远程或虚拟团队的影响是什么？这如何可能加剧所有后台运营？我不太喜欢远程团队。我的团队一起在拉斯维加斯的一栋建筑物里工作。您不喜欢它的原因是什么，因为它与后台运营的影响有关？

我不介意混合模式。所以女孩们可以工作，女孩或男孩，如果她们感觉不舒服，或者孩子们放学回家，或者她们可以选择这样做，她们可以在家工作。我可以远程从德克萨斯州工作，因为我在那里。所以我们有能力做到这一点。但是他们只有在与团队一起工作一年后才能远程工作。你们一起工作，一起战斗，一起失败。而且……

税务季节以及在1月、2月和3月左右变得非常繁忙时发生的事情，在我们这个行业中非常困难。我相信各行各业都有一个艰难的时期，在这个时期，每个人都必须团结起来。接待员帮助簿记员和管理员打印报表。我们一起努力让事情发生。

我们有一种紧迫感。如果有人打电话需要什么东西，而Susie正在休假，并且在Susie回来之前什么也做不了，这是不可接受的。其他人需要知道如何去做。所以在The Office Squad，我们进行交叉培训。从来没有人知道如何去做。我们会完成它。所以无论如何，办公室中间有一家酒吧。

白天是咖啡吧，晚上有时会有鸡尾酒，我们进行社交活动。所以这是我们工作的这个领域周围完全不同的友情。是的，你可以远程在家工作，但是我们一起工作的方式的友情对我来说非常重要。好的，让我问你这个问题。

根据您与客户的经验，为什么对他们来说，将簿记和其他运营任务外包给您比他们自己雇用某人、雇用内部簿记员并在内部做这些事情更好？对于您服务的客户来说，为什么将它外包给您比他们自己配备人员更好？

他们会雇用一个人并教他们所有东西吗？不，假设我有一个团队。我的规模足以证明雇用一个团队来做簿记和其他后台职能是合理的。很好。如果你足够大可以做到这一点，我们有一些客户已经发展壮大，他们离开了我们，并做了同样的事情。这很好。那么你的最佳点是什么？

规模较小的企业，我没有这种资源，也不想投资这种资源？正确。您会推荐给企业主什么最佳实践，以尽量减少在其团队内部发生挪用公款的可能性？不是你的团队，而是他们的员工。我们对事情有三个人的眼睛。输入数据的人不会进行对账。所以这里有两双眼睛。然后我们有一个领导方法。

簿记员在月末监督这些事情，并第三次查看，并查看所有报告。然后作为所有者，在我看来，即使我外包给你，我仍然不应该放弃什么？换句话说，就簿记产生的财务报表而言，我仍然应该负责什么？

您认为企业主应该仍然参与哪些方面，以确保他们掌握资金去向的脉搏？总是签署你的支票。你并不总是需要亲自签署它们。我们有一些客户，你知道，我们有一个，我们可以打印他们的签名。我们有一个签名印章，我们有ACH。但是我们所做的是，我们会给他们发送一份需要支付的清单，他们

我告诉你的那个我们已经合作了15年的男士，他会说，你知道，支付给某某。他会打电话说，支付给某某这么多钱。然后簿记员会给他发送一封电子邮件，上面写着，你告诉我们支付给某某这么多钱，请书面批准。是的。

电子邮件回来了。我已经做了15年了。我告诉你通过电话做。为什么我必须写下来？有很多这样的故事。人们犯欺诈行为，其他人假装成某人犯欺诈行为，对吧？是的。所以每次，都必须有书面批准。而且

你知道，他仍然，你知道，每次。他不喜欢它。是的，他只是，他就是这样。但是，你知道，他爱我们。所有离开的东西都必须查看并书面批准。你认为我们应该每月查看我们的资产负债表吗？是的。我们在那里寻找什么？企业主应该在高层次上寻找什么？

不应该有任何负数，任何地方都没有负数。如果有负数，比如某个地方的负权益，你知道它为什么在那里。你知道，你的应收账款在哪里？它是一个不合理的数字吗？为什么它是一个大数字？我非常相信尽可能细致入微。我知道这可能会让一些注册会计师感到头疼，因为它增加了复杂性。但是

尽可能细致入微，作为企业主，我需要这些数据才能对我来说有意义。但是你的想法呢？作为企业主，我理解，但少即是多。

对。为我总结一下，谁是你的理想客户？再告诉我一次。我们的理想客户是员工少于50人，收入低于500万美元的公司。我们做调度和派遣。我们喜欢小型夫妻店、测试控制、HVAC，那些丈夫和妻子一起创办的公司，妻子是簿记员，现在她不想再做了。

她当然也不想再为事情负责了。让她去做别的事情吧。没错。我们喜欢这些。因为这些是，回到那一点，这些是那些最好投资于雇用另一名技术人员而不是雇用后台员工的公司。是的。我们与众不同的地方在于，你可以雇用一个人来接电话，一个簿记员，一个经理来管理所有这些人，以及

一个可以帮助处理中间所有文件的人，其价格通常低于一名员工的价格。所以我们也有，如果你在，随着这个特许经营业务的发展，我们希望在更多社区拥有一个The Office Squad。所以你在你的社区里有一个，那里有合作办公和行政套房，也许还有一些与其他企业主会面的机会。是的。是的。这是一个结合这两件事的好主意。

我认为我总是告诉人们关于这些事情的另一件事是，这些事情不是你的核心竞争力，对吧？所以，那个HVAC公司，你知道，簿记不是他们，那不是他们的核心，对吧？

它是服务HVAC和服务他们的客户，对吧？但是通过与像你这样的人合作，你还可以获得其他好处，你可以将不同的专业知识和最佳实践带入其中，因为你不断地从其他人如何做、你如何帮助他人中学习。与我可能雇用的人不同，他们会变得孤立

在我的组织内部。这有道理吗？是的。你有一个做了20年簿记员的簿记员，你不想改变它。他们变得停滞不前。谁知道呢？而在你的团队中，由于业务的性质，你保持新鲜感。你有人在船上。你有更多的资源。如果你组建自己的团队，作为小型企业主，你将无法获得资源。我们所有的东西都在云端。是的。

0 而且您不必购买电脑，也不必提供所有那些东西。您不必担心人力资源和薪水以及所有那些有趣的事情。我们必须这样做。好了，让我们在这里总结一下。您会对正在收听的那些小型企业主，比如 HVAC 企业主、电气承包商等等，说些什么，以说明他们为什么应该考虑将这些运营外包，也就是后勤工作、簿记和相关任务？

假期。我有一家 HVAC 公司来找我们接听电话，在她雇用我们之前，她从未休过假。

现在她能够去她的祖国古巴，我想。她回来后感谢我们让她能够休假，而不用担心电话。是的。因此，腾出时间，让你能够再次专注于核心优势，发展业务，而不是被运营的 事务所拖累。如果运营能够在没有你的情况下运行，那么它就有价值，总有一天你或许能够出售它。没错。说得对。好了，你想让我们去哪里在线了解更多关于 The Office Squad 的信息？我们在 theofficesquad.com 上有一个很棒的网站。所以 tangohotelechooffice squad.com。您可以通过 help HELP at

theofficesquad.com 发送电子邮件给我们。我没有提到这一点，但是如果您有兴趣并且想讨论您可能提供的服务，您可以提供一个发现电话。在该网站的服务下，它被称为首席运营官服务，这是一个免费的发现电话。我们会通话一小时。

或 45 分钟，讨论您业务中正在发生的事情，您满意的事情，您不满意的事情。我会给你一些见解，也许还会给你一些关于你如何做得更好的帮助。Dita，非常感谢您今天抽出时间与我在一起并分享这些信息。感谢您今天来到这里。很有趣。谢谢，Henry。

这是 Henry Lopez，感谢您收听本期《商业之道》节目。我今天的嘉宾再次是 Dita Clifton。我每周一早上都会发布新的剧集，您可以在任何收听播客的地方找到该节目，包括我的 YouTube 频道“商业之道”YouTube 频道，以及我的网站 thehowofbusiness.com。再次感谢您的收听。感谢您收听《商业之道》。有关我们的辅导计划、在线课程、节目说明页面、链接和其他资源的更多信息，请访问 thehowofbusiness.com。

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