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R242 - Small Business Systems
2025/4/28
The How of Business - How to start, run & grow a small business.
H
Henry Lopez
Henry Lopez: 我坚信建立完善的商业系统对于小型企业的发展至关重要。无论你是初创企业还是需要摆脱混乱现状的企业，都需要改进商业系统。建立自管理的企业需要完善的商业系统，这样才能在无需每天参与的情况下高效运营。最终目标是获得时间和地域上的自由。
建立商业系统是实现“致力于你的事业而非只是在你的事业中工作”的关键，这能让你更好地发展业务。商业系统是有效授权和团队发展的关键，也是保证业务一致性执行的方式。完善的商业系统对于提供优质客户服务至关重要。
很多企业主都缺乏商业系统，这导致了低质量、员工不满和高员工流动率等问题。缺乏商业系统会导致执行力下降、业务增长受限、以及企业主倦怠和失望。商业系统包含软件工具和流程规范两部分。软件工具包括销售点系统、任务管理工具、电子邮件工具、财务会计系统等。大多数企业至少需要销售点系统和财务系统。除了软件工具，流程和规范也是商业系统的重要组成部分，它们记录了业务的执行方式。
商业系统不必复杂，简单的清单就是一个有效的系统。对于可重复的任务，使用清单可以保证一致的执行。通过一些问题可以评估你的商业系统是否需要改进。如果重复性任务的执行方式不一致，则说明需要改进商业系统。如果任务执行依赖于少数员工的经验，则说明需要改进商业系统，这往往也反映了管理层过度微观管理的问题。授权是企业发展的关键，员工通常能够比管理层更好地完成重复性任务。
如果新员工没有正式的培训流程，则说明需要改进商业系统。缺乏正式的员工培训流程是商业系统中一个需要改进的方面。员工培训流程应包括明确的学习计划，让员工感受到被重视。缺乏系统会让员工感到工作目标不明确，缺乏成功的机会。如果员工需要等待管理层才能完成日常工作，则说明需要改进商业系统。如果关键员工离职会对业务造成严重影响，则说明需要改进商业系统，并对业务流程进行记录。
改进商业系统应该循序渐进，不要试图一次性完成所有工作。改进商业系统应该优先处理最棘手的问题和可重复的任务，例如员工招聘流程或发票处理流程。改进商业系统应该从简单的清单或流程概述开始，不必过于复杂。可以将流程和规范的起草工作委托给负责执行这些任务的员工。通过记录流程，可以提高工作效率，并为新员工提供培训材料。记录流程可以帮助企业应对员工离职，减少人员更替带来的损失。记录流程可以避免重复劳动，提高效率。
企业需要建立商业系统来保证业务的一致性和发展，并最终获得时间上的自由。改进商业系统应该从最痛苦的点或可重复的任务入手，逐步推进。
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