R242 - Small Business Systems
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由主持人亨利·洛佩兹主持的关于小型企业系统的要点。节目笔记页面：https://www.thehowofbusiness.com/r242-small-business-systems/ 建立一个自我管理的企业始于稳固的系统。在本期简短的《商业之道》独播节目中，亨利·洛佩兹分享了关于如何开发、实施和改进有助于小型企业扩展、委派和持续运营的系统的实用建议。无论您是刚刚起步，还是需要摆脱事事亲力亲为的混乱局面，本期节目都是您走向运营自由的路线图。本期节目由亨利·洛佩兹主持。《商业之道》播客专注于帮助您启动、运营、发展和退出小型企业。《商业之道》是小型企业主和企业家的顶级播客。在我们的网站https://TheHowOfBusiness.com上查找小型企业主和企业家最好的播客、小型企业指导、资源和值得信赖的服务合作伙伴。</context> <raw_text>0 欢迎收听由主持人亨利·洛佩兹主持的《商业之道》。本播客将帮助您启动、运营和发展小型企业。现在，让我们欢迎我们的主持人。

欢迎收听本期特别节目《商业之道》。这是一期关于商业系统的简短节目，内容涵盖开发、实施和执行我们发展小型企业所需的系统。如果您是现有小型企业主，那么本期节目将帮助您评估您目前的状况以及需要改进的地方。我发现我们都需要改进我们的商业系统。如果您计划创办您的第一家企业，那么本期节目将帮助您从一开始就以正确的方式准备您的企业建设。

那么，让我们进入本期节目的主题：小型企业系统。开发商业系统是一个很大的话题，而且经常被提及。根据我的经验，它对于发展我们所谓的自我管理型企业至关重要，这是我们都应该达到的目标，即我们开发的企业不一定需要我们每天都在那里，这样我们就可以在有意义的时候和地点离开企业，而企业仍然能够有效率地运营。

我知道对于需要参与业务的个体经营者或专业人士来说，这有点困难，因为他们提供的是特定服务。我知道这对他们来说比较困难。但总的来说，我们创业时所追求的目标是，它能给我们带来很多自由，包括时间自由。

和地点自由。因此，努力建立一个自我管理的企业才能让我们实现这一益处。而实施商业系统是实现这一目标的关键。我坚信需要建立系统来帮助您运营和发展您的企业。这是作者迈克尔·格伯在他谈到致力于您的企业而不是仅仅在您的企业工作时所指的一部分。这在他的经典著作中有所体现，这是一本必读之作。

这是我采访过的所有嘉宾中最推荐的一本书，那就是迈克尔·格伯的《E-神话》。如果您还没有读过这本书，在我看来，对于有抱负的企业主或现有企业主来说，它都是必读之作。这是一本我多年来反复阅读的书。因此，正如我在书中所说，其中一个关键的收获是致力于您的企业这一概念。换句话说，不要做做甜甜圈的人，而是教导和创建其他人可以执行以制作甜甜圈的系统的人。因此，系统能够让您发展壮大

因为这是有效委派、发展团队的唯一途径。这是一个关键组成部分。人员、您的员工、您的雇员确实会对您赋予他们的更多责任做出回应。但是如果没有系统，这是很难做到的。系统也是您持续执行任何工作的方式，无论是制作东西还是提供服务。例如，在我的企业中，

如果我们没有建立系统，包括我们的员工培训和客户服务系统，那么我们就无法始终如一地兑现我们对卓越客户服务的承诺。作为企业主，我们往往难以应对的一个领域是系统开发。我们如何创建这些系统？我们要么认为自己没有时间

要么可能不认为自己擅长这方面。因此，我们继续以危机或混乱模式运作。然后我们想知道为什么我们的质量差，我们的员工不开心。也许因此我们出现了人员流动。我们必须战略性地

在企业中工作极其漫长的时间，远远超过了创业阶段。远远超过了我们应该工作这么长时间。为什么您永远无法抽出时间离开企业，而不会让它看起来分崩离析。因此，缺乏系统会导致我们作为企业的执行出现故障。它肯定会限制我们发展业务的能力。

当然，这也是导致倦怠以及对我们的企业多年辛勤工作后完全不满和失望的原因。事情不应该这样运作。因此，让我们退一步，定义一下什么是系统？它包括什么？当然，它有很多不同的组成部分。

它可以包括软件工具，例如销售点系统、任务管理工具或工具、与电子邮件相关的工具，例如电子日历。它可能是谷歌的工具，例如谷歌云端硬盘和文档。它还可以指像QuickBooks这样的软件解决方案

或其他财务会计系统。从软件工具的角度来看，对于大多数企业来说，至少如果您从事零售业，您需要一个销售点系统。这是一个帮助您进行交易并使业务的这一部分自动化的软件组件。正如我提到的，您通常还需要一个财务系统，例如QuickBooks来管理您的企业财务交易。

您可能还需要团队协作工具和其他沟通系统。但是软件工具是不够的，通常它们不会仅仅靠自己就能发挥作用。我们需要程序和策略来完善我们的小型企业系统。这包括所有关于谁……

我们如何以及何时为我们的客户和客户以及在企业内部彼此之间做事的文档。系统不需要很复杂。我认为这也是一个很大的误解，也许有时也是我们推迟尝试实施系统的原因，甚至不需要包含昂贵的技术。例如，一个清单，一个简单的纸质清单，

就是一个很好的简单系统的例子，它可以让您和您的团队持续执行特定的程序。因此，问问自己，您是否有供员工在执行应该始终或几乎始终以相同方式或接近相同方式执行的程序或任务时遵循的清单？那些可重复的事情，理想情况下，您确实以相同的方式执行它们。

同样，这是一个不需要复杂的系统的完美示例，它易于开发和实施以及执行，并且不需要昂贵的技术。那么，您如何知道是否需要改进您的系统呢？您可以问自己一些问题，如果您不确定自己可能已经建立了什么或可能没有建立什么，甚至可以问您的员工。这些问题将帮助您确定

您的企业目前系统化的程度。这并非包罗万象，但它将促使您开始问自己今天关于您企业的这些问题。第一个问题是，重复性任务或程序是否总是以略微不同的方式完成？您是否发现

每次有人执行应该每次都相同的事情时，您都会得到略微不同的结果，有时会根据执行者而大相径庭。如果这个问题的答案是肯定的，那么您就没有建立一个系统来管理该特定任务或程序几乎自动执行。

或每次都非常接近相同的方式。另一个问题是，如何做事情的大部分知识都在您的脑海里，还是在少数几位关键员工的脑海里？如果您的员工或您的员工总是依赖您或您团队中的高级人员来指导如何完成任务或如何执行任务？

因此，如果这些问题的答案是肯定的，那么您可能存在一个大问题。当然，您现在面临着这些人是否可用的风险，其他人现在都觉得他们没有被委托执行他们的工作。他们总是不得不等待其他人指示。而且，对我们这些小型企业主来说，这通常也表明我们在进行微观管理，并且不愿意放手。我们有

我们必须放手。我们必须将这些特定任务委派出去，尤其是那些重复性的任务，因为否则我们就无法发展业务。我们每天只有那么多时间。此外，您会发现，随着您越来越多地这样做，您所雇用的人，您雇用他们是有原因的，或者您与他们合作是有原因的。他们可能会比您做得更好。

而且他们会为这些任务和程序带来不同和新颖的想法和方法。因此，问问自己这些问题。还有一个问题。当您招聘新员工时，无论您是雇用员工还是承包商，他们是否拥有，问题是，他们是否拥有正式的培训流程或清单或某种程序？

还是完全依赖于他们必须跟随其他人？观察某某并向他们学习。这并不意味着，我并不是说观察不是大多数培训程序的关键部分。但是，如果您没有任何东西，甚至没有清单或新员工应该学习内容的大纲，那么您就没有系统。那是

您可能需要从这里开始的地方。正如我反复阅读和从人力资源主题的其他专家那里了解到的那样，以及员工的动力以及他们对工作场所的感受，除了薪水之外，人们经常会告诉您的是，他们重视的是他们是否感到自己受到了投资。是否有计划让他们成功？

而且很多时候，我们会雇用某人并将他们投入到我们企业当前或现有的混乱中，然后他们就会从中获益。大多数人都不喜欢这样。他们不觉得有机会成功。这是一个移动的目标。

考虑一下这个问题：当您不在办公室时，人们是否在等待您，以便他们可以做他们需要做的事情，尤其是那些例行或重复的事情？这是否总是取决于您或您团队中的高级人员来做出决定？如果您的高级员工之一明天离开，您的企业会发生什么？他们会带着他们头脑中所有的运营知识离开吗？如果这些问题的答案是肯定的或有点像，那么您显然……

如果您还不知道，您就遇到了问题。解决这个问题的方法是，您需要记录那些事情，尤其是那些重复的事情，也就是您在企业内部做事的方式，也就是程序、系统。

那么从哪里开始呢？这总是最大的问题，我认为这往往会让您作为小型企业主感到瘫痪，因为它太重要了。这类似于开始您的第一家企业。要做的事情太多了，这让我们瘫痪了。因此，不要试图一次性完成所有事情。

我推荐几种不同的方法。一种是确定哪里最痛苦，或者哪些是可重复的任务？哪些事情一遍又一遍地以相同的方式完成？因此，这两个问题，哪里最痛苦？我今天的流程中哪些地方最糟糕？以及与之相关的，哪些事情是可重复的？因此，如果我们回到招聘新员工的例子，您可能经常这样做，

或者对我们许多人来说，这取决于您的业务类型和员工数量，如果这是一个很大的痛点，那么这肯定是我会开始的地方。因此，如果它也是，如果它是一些可重复的事情，那么我现在正在做哪些任务，例如，这些任务对发展业务几乎没有价值，但是必须完成？然后我可以将其记录下来并委派给其他人吗？因此，从最痛苦的事情开始，

或者也从可重复的事情开始，例如每天开业，或者如何处理和支付发票。因此，从简单的清单或流程、程序或策略的大纲开始。您在这里不是在写小说。保持简单，但这仍然会

至少开始记录程序或流程的主要步骤。然后，另一种很好的技术是将起草工作，至少是这些程序和策略的第一稿，委派给目前正在执行这些职责的人员。

并在执行过程中记录。例如，当我录制这些节目中的一个时，我有一位助手帮助我，奥布里帮助我编辑。实际上，她完成了大部分节目的编辑工作。她执行了一系列步骤来创建一集节目。这看起来很简单，但事实并非如此。这里有很多步骤。

好吧，我让她早些时候做的事情，然后她偶尔会更新它，就是她创建了一个逐步记录如何制作节目的文档。现在，如果我因为她转到另一个职位或她转到公司不同部门而失去奥布里，

不同的责任领域。这并不意味着我可以自动替换她。奥布里做的事情是她的一些才能，但是我会在培养新人方面好得多，因为至少有一个起点，一个关于新人如何开始的程序。我们不会重新发明轮子，也不必浪费所有

这些时间和精力来重新开始。如果我能为您提供服务，无论是帮助您过渡到您的第一家企业，还是帮助您的小型企业进行组织并实施我们刚才讨论过的系统，以便您有时间去享受生活，我邀请您安排与我进行免费的商业指导咨询。除了第一次通话之外，没有其他义务，在通话期间，我将确保我们解决并回答您的一些关键问题和疑虑。

那么，我希望您从本期节目中带走的一件事是什么呢？那就是企业需要系统才能持续执行并发展壮大。当然，这也是让您获得您应得的、并且应该通过您的小型企业实现的时间自由的原因。我对您的建议是，从最痛苦的领域或那些可重复且可委派的事情开始。

我会从这里开始。不要试图一次性完成所有事情。目标是开始致力于您的企业，而不仅仅是在您的小型企业中工作，以便您可以实现当老板的所有好处。我是亨利·洛佩兹，感谢收听本期《商业之道》。我们每周一早上都会发布新剧集，您可以在Apple Podcasts或我们的网站thehowabusiness.com上找到我们。

感谢收听《商业之道》。有关更多信息、链接和其他资源，请访问thehowofbusiness.com。