A stress-free guide to organizing important paperwork
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生活中的纸张——出生证明、税务信息、医疗记录和其他重要文件——都必须放在某个地方。但是，跟踪所有这些文件并实际整理它们可能会让人感觉头疼。专业整理师凯西·佩迪将引导你如何开始，哪些可以扔掉，以及如何在压力时刻建立一个你真正会坚持的系统。了解更多关于赞助商信息选择：podcastchoices.com/adchoicesNPR隐私政策</context> <raw_text>0 本播客及以下信息的赞助来自Energia，每个人都可以在全球顶级可再生能源市场投资并产生影响。通过Energia，您可以直接投资减少碳排放的太阳能项目。更多信息请访问Energia.com/NPR。您正在收听NPR的Life Kit节目。大家好，我是玛丽埃尔。好吧，咱们私下说说。你有一堆文件吗？

是的，我们都有文件堆，一堆邮件、账单、需要填写的表格、旧的待办事项清单和丢弃的便利贴。我现在实际上有三堆这样的东西。请有人来帮忙吧。我是凯西·佩蒂，自2001年以来一直担任专业整理师。我大学毕业后就开始从事这项工作。

我的挚爱是帮助人们清理他们的文件并使其井然有序。哦，谢天谢地。凯西说很多人最终都会有这样的文件堆。在许多情况下，她的客户会卡住，对吧？他们甚至没有开始尝试控制这些文件堆，因为他们觉得目标是一个完美无瑕的空间。一个未经触碰的空间，你知道，一个井然有序的桌面，没有一张纸。

目标是如果有人来到我家，看起来好像没有人住在这里。但我感觉人们想要的不仅仅是空间……

而是对他们领域的一种控制感和掌控感。人们真的希望能够在需要的时候找到他们需要的东西。所以我总是告诉我的客户，我们不是为了登上杂志封面而努力。我们努力为您提供持久的系统。那些在您最忙碌、最紧张的日子里可以依靠的东西。太棒了。

在本期Life Kit节目中，记者安迪·泰格尔与凯西·佩蒂讨论了清理文件和整理最重要文件的艺术。我们将讨论从哪里开始，如何分类，哪些可以扔掉以及何时扔掉，以及如何在消灭了未来的文件怪兽后将它们拒之门外。

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凯西，有如此之多的文件类别需要保存，所有这些类别都有如此之多的重要性级别，你知道，出生证明和护照在一个级别，税务信息和医疗记录可能在另一个级别。然后是汽车用品和家居用品，较小的物品，可能不太重要，但仍然需要放在身边，例如烤箱说明书、干洗收据。我只是试图用一句话向你解释所有这些，我就已经不知所措了。那么我们从哪里开始呢？我们，第一步是什么？

我喜欢从电脑或笔记本电脑一定半径范围内的物品开始，因为在你坐在电脑旁时触手可及的地方堆积的文件与10、20年前的文件大相径庭。

在你的，你知道，在你的办公室壁橱里的盒子里，甚至在旧的档案柜里。所以我们通常只是有点像日常的，你知道，琐碎的事情，管理方面的事情，需要处理的文件和待办事项往往离我们最近。如果由我决定，我觉得如果我们关注最近收到的文件，我可以给别人带来最直接的解脱。通常有一些小问题需要解决，就像地雷一样。人们都有最好的意图每天或每天晚上清理这些东西。但是如果你有100张纸，你就有100个理由解释为什么这没有发生。哎呀，是的。好的。好的。所以我们有100个小地雷。我们将从离我们最近的东西开始。我该去哪里？所以从那里开始，如果我们只是做一个粗略的分类……

我想看看这批文件的具体情况，并将其分成需要处理的和不需要处理的。需要处理的事情可能是，哦，我几周后要旅行，我没有护照。超级超级紧急。需要处理的事情可能是，哦，我需要看看我是否还能存入这张我认为无效的支票。

90天前失效了，对吧？所以在早期阶段，我不要求人们真正分析行动类型的细微之处。你只需要处理什么以及其他所有事情。因为你需要处理的事情通常是你无法收起来的事情。人们，你知道，总是努力把所有东西都收起来，把所有东西都藏起来，清理他们的桌子，

但是很多视觉上和情感上压迫人们的东西都在向他们大声喊叫。你不能只是存档它们，因为那样你会忘记你拥有它们。所以如果我们可以这样区分你的文件，你只需要在一瞬间就能看到需要处理的文件，那么我们就可以真正开始看到你的模式。然后我们可以开始在这些类别中捕捉到这些东西。然后我们可以从这些类别中看到

有多少东西真的需要放在显眼的地方？什么需要放在桌面上？什么需要放在触手可及的地方？什么需要放在靠近你的文件抽屉里，而什么需要放在房间的另一边？要点一。如果你不知道从哪里开始，那就伸手去拿你工作区附近的文件堆。

那里很可能存放着最新和最紧急的文件。顺便说一句，此技巧也适用于您的数字文件。凯西说，大多数人都会同时拥有数字和纸质杂物。因此，如果您正在使用电脑或手机，只需处理收件箱或相机胶卷中最新的文件即可。将所有这些文件分成两堆，活跃的和非活跃的。

活跃的文件需要后续处理、电话或支付账单。非活跃的文件不需要。收据、证书、感伤性物品。一旦你剔除了所有不活跃的文件，你就可以把注意力转向更紧急的文件了。

所以现在我们只关注我们的待办事项，现在我们要开始确定优先级。我从来不喜欢将行动文件夹命名为紧急或立即处理。因为那样的话，就会像紧急一、紧急二、紧急三一样。是的。哦，我经常看到这种情况。有时我会发现带有感叹号的紧急文件，然后我们打开。我说，为什么所有东西都是2008年的日期？对。

我认为整理变得非常有趣，因为你必须在标记方面发挥创意。因此，与其使用紧急或立即处理，我更想问我的客户，这件东西什么时候必须完成？他们会说，这需要在你离开时完成。然后我会用一个大便利贴把东西订在一起，上面写着：周四晚上完成。或者如果他们说，你知道吗，这需要在下个月15日之前完成，那么我们会在上面写上这个日期。或者我需要在周一早上完成这件事。

我们会把它放在一个文件夹里，贴上一个标签，上面写着周一早上到期。所以我们要非常具体，因为紧急意味着现在紧急。但是如果你在六个月后在你的桌子底下找到它，紧急是什么意思？然后你开始相信这个词。所以它变得有用。我喜欢这个。好的。不活跃的文件怎么办？我们有我们的不活跃文件堆。我想我们只是不想让它在那里积灰。是的。

关于我们如何开始解析所有这些的技巧？当然。所以现在我们谈论的是归档系统。我最终对很多客户所做的是，我们在架子上放文件盒，这些架子可以是壁橱里的架子。它们可以是书柜上的开放式架子。文件柜可以非常难看、公司化和廉价，也可以非常漂亮，并且与最好的家具相得益彰。

所以我喜欢做的一件事是看看某人有什么样的货架。所以假设我们在家庭办公室。我可能会意识到，你知道，你有一个书柜。你觉得在上面放三个漂亮的文件盒怎么样？然后你就有了一个视觉上的归档系统，它也很漂亮且易于使用。♪

要点二，创建一个适合您空间的归档系统，该系统可以像您需要的那样简单或复杂，以便您在需要时能够找到所需的东西。这可能非常简单，例如在您的电脑或云端上放几个文件，每个文件都标记为工作、医疗、家庭、汽车等大类别，您可以根据需要参考这些文件。有很多笔记或计划应用程序可以帮助您做到这一点。

或者像为每个家庭成员准备一个不同的文件柜一样细致，按年份、颜色、字母顺序和类别分开。有多少文件夹太多了？如果它开始感觉你有很多文件夹，但你知道你需要那么多文件，那么我们可以开始在文件存放位置方面发挥创意。我们可以通过颜色编码来发挥创意。例如，所有个人文件都可以使用一种有趣的颜色。也许我们把它们做成亮绿松石色。

所有他们的业务文件夹都像无聊的马尼拉纸一样。因此，如果您觉得您正处于这条线的中间或远远超过这条线，即文件夹太多，您可以开始以一种视觉上仍然感觉平静和易于管理的方式来分解它们。当每个文件夹看起来完全相同，颜色也相同，并且您有数千个文件夹时，您会迷路的。您将无法检索您拥有的内容。

这让我想到另一个问题，那就是整理是否总是需要大量的投资？你知道，例如，每个人都需要一个漂亮的标签机、一个高端扫描仪、一个防火保险箱和一个大型文件柜吗？根本不需要。事实上，我已经做了大约23年了。我大约四年前才买了我的第一个标签机。哇，这太令人印象深刻了。要点三，你不需要任何花哨的材料来整理。

所以没有预算购买带有配套订书机和三孔打孔机的漂亮五层办公桌整理器？别担心。你仍然可以开始。所以我后备箱里放着一定数量的基本用品，我一次又一次地用到它们。举个例子，我使用额外的粘性白色便利贴，就是你经典的方形便利贴，作为文件标签。它们比你基本的便利贴更粘，所以它们不会脱落，而且它们也不是那么粘，以至于它们是永久性的。

我只是用我自己的粗体大写字母手写，用一支细的Sharpie笔。在城里，可能有数百万个文件文件夹上都贴着我的手写便利贴。这就是你入门所需的一切。当然，你可能需要一些文件文件夹。但回到便利贴上的手写字，其优点在于你没有把任何东西刻在石头上。

所以很多时候，人们犹豫不决地开始制作文件文件夹和标签的原因是他们会改变主意。有时我们会在五分钟后改变我们对标签的称呼，改变我们对文件文件夹的称呼。有时我们一年后会改变主意，人们真的不喜欢，你知道，弄乱东西，划掉东西，留下胶带残留物。所以做一些更便宜、更临时的标签会非常轻松。

好的。我们最重要的文件怎么办？我想的是，你知道，护照、驾照、出生证明，这些东西我们不需要经常使用，但我们仍然需要不时使用。你对这些文件的处理方式有什么不同吗？这些文件也放在那些文件柜里吗？你推荐把这些文件放在一个额外的超级特殊的地方吗？当然。对于我所说的非常重要的文件，

你希望它们脱颖而出，看起来与众不同。所以假设你是一个马尼拉文件文件夹类型的人，并且你仍然很乐意将你的证书、护照、结婚证放在文件文件夹中。我更希望它是一个彩色的文件夹。

我更希望它，你知道，是亮红色或亮绿色。我希望它成为你的归档系统的某种书挡。所以我希望那个或那些非常重要的文件的文件夹位于文件抽屉或文件盒的最深处或最前面。当然也有一些人，可以理解，他们更愿意将他们的非常重要的文件放在保险箱或防火保险箱中。

我之前也做过。同样，你只需要确保这些保险箱是可以进入的。非常有帮助。至少对我来说，文件整理是一个很大的项目，但我无法一次完成所有工作，尽管一次完成所有工作可能对我有益。所以如果人们分批进行，如何才能最好地为他们自己做好准备呢？当然。我认为在你的项目中看到项目是很好的。你可能有一个项目

你对自己很诚实，你知道这可能是一个50小时的项目，或者这是一个冬季项目。那么，在你完成之前，在你看到隧道尽头的光明之前，你如何才能感受到一些解脱和完成感呢？今天早些时候，我正在指导一位有同样问题的客户。她有一个项目，截止日期大约在一个月零一周前。

我花了大约10分钟帮她把它分解成八个较小的项目。

我没有告诉她她必须按照完美的顺序进行。我没有告诉她她必须完成一个才能开始下一个。但是你想看到微型项目并取得微小的进步，并承认这种进步，这样你就可以在完成之前看到你实际上正在朝着正确的方向前进。是的，小小的胜利。喜欢这个。我也喜欢使用计时器。我个人使用计时器，我将其设置为25分钟，

当我做任何我不想做的事情或任何需要大量注意力的事情时。所以我与许多客户合作过，他们一次25分钟就搬走了大山。要点四，任何进步都是好进步。你不必一次完成所有文件的清理工作。如果必须，从小处着手。记住，整理是一个持续的过程。

凯西，我还有一个很大的问题要问你。什么时候可以丢弃曾经重要的文件？你有什么经验法则吗？我最近用完了Gmail存储空间。所以我不得不回去查找要删除的大文件。我意识到我的G云盘里。我保留了大约十年前，有时甚至更早的租赁协议。你的规则是什么？

你知道，我不是律师。我不是会计师。所以我没有这个明确的法律答案。但是一些对很多人有帮助的东西，这可以是文件或小黑裙，任何东西，问问你自己，在什么情况下我会使用它、穿着它或参考它？所以，你知道，至少从大学开始，问问你自己，在什么情况下我需要出示这份文件？

如果你想不出一个好的答案，那么在大多数情况下，它就可以丢弃了。我喜欢这个。什么需要粉碎，什么需要扔掉？所以我和很多人一起工作，我认为他们粉碎的东西太多了。有

一部分人觉得他们必须粉碎所有带有姓名和地址的东西才能睡个好觉。就我个人而言，我粉碎的任何东西都带有我的社会安全号码、任何带有开放银行账户号码或信用卡号码的东西。我没有粉碎保险。我没有粉碎……

值得一提的是，消费者保护机构（如联邦贸易委员会和州检察长）建议销毁任何包含敏感信息的东西，以保护自己免受身份盗窃的侵害。这包括账户号码、出生日期、密码和PIN码、签名或社会安全号码等信息。但是，当然，粉碎到您感到舒适为止。最后，要点五。判断何时该放弃您的文件。

如果您对某事感到不确定，请问自己，在什么情况下我会需要这个？当然，这个问题并不完全适用于感伤性文件。所以，你知道，在保留记忆和生活在过去之间存在一条界限。特别是对于感伤性文件，我觉得有一个整理伙伴会有所帮助。有时是家庭成员，有时是朋友……

但特别是对于棘手的文件，无论是感伤性的还是非感伤性的，你都需要把关于这份文件的想法从你的脑海中清除出去。你需要把它说出来。一旦你开始谈论棘手的文件，你会惊人地快速得出你自己的结论。我见证了人们比我给予自己建议更多地做出自己正确的决定。

我认识一位客户已经很久了。在我认识她之前，她经历了一次非常痛苦的离婚。她一直坚持着，很难量化，比如说，10个装有与离婚相关的文件的箱子，或多或少。其中一些，恕我直言，是感伤的，因为它是她成年生活的一个基石，无论好坏。是的。

其中一些是，如果我需要证明什么怎么办？如果这有一天会导致金钱或诉讼怎么办？对。但通过我们一起的谈话，她意识到很多事情只是在保留，我不知道这是她还是另一个客户称之为痛苦记录的东西。嗯。

我什么时候才能决定是时候自由地扔掉它了？上周，我和这些深受喜爱的客户之一一起工作，

她把所有东西都扔掉了。她准备好了。她第二天有一个工作面试，她说，凯西，让我们开始吧。见证并参与其中是一件非常美好的事情。你总是控制着你的空间。你控制着你的文件。由你决定要多快完成它。

当然，也有例外。当然，也有障碍和减速带。但最终，你才是决定保留什么以及保留多久的人。太棒了。凯西·佩蒂，非常感谢您今天加入我们。我们非常感谢。期待变得更有条理。谢谢。我很荣幸。好的，让我们回顾一下。要点一。拿起你桌子或工作站附近的文件，并将你的文件分成活跃文件和非活跃文件。

活跃文件需要处理。非活跃文件不需要。然后相应地采取行动。要点二，创建一个适合你的归档系统。这意味着它可以像你想要的那样简单或复杂。你只需要能够找到你需要的东西。

按字母顺序排列、颜色编码、制作标签，或者不制作标签。最好的文件系统是你真正会使用的文件系统。要点三，整理你的文件不需要任何大的投资。所以不要让你的缺乏美观的档案盒成为你没有整理好文件的理由。要点四，清理你的文件不必一次完成。如果必须，可以从小处着手，一次25分钟。记住，整理是一个持续的过程，需要维护和改变。

要点五，学会放手。并非所有文件都需要占用你抽屉的空间。如果你不确定是否要保留某样东西，问问自己，在什么情况下我会需要出示这份文件？如果你想不出一个理由，那就解放自己吧，朋友。那堆文件不是你的老板。哦，最后，向听众艾莉·阿诺德致敬，她给我们写信询问有关此主题的建议。希望这有帮助。

那是记者安迪·泰格尔和专业整理师凯西·佩蒂。更多Life Kit内容，请查看我们的其他剧集。我们还有一集关于如何清理你的家，还有一集关于补水的。你可以在npr.org/lifekit找到它们。如果你喜欢Life Kit并且想要更多内容，请在npr.org/lifekitnewsletter订阅我们的时事通讯。此外，我们喜欢听到你的声音。所以，如果你有剧集想法或反馈想分享，请给我们发邮件至[email protected]。

本期Life Kit节目由克莱尔·玛丽·施耐德制作。我们的视觉编辑是贝克·哈兰，我们的数字编辑是马利卡·加里布。梅根·凯恩是我们的主管编辑，贝丝·多诺万是我们的执行制片人。我们的制作团队还包括玛格丽特·塞里诺和西尔维·道格拉斯。工程支持来自大卫·格林伯格和克韦西·李。我是玛丽埃尔·塞古拉。感谢收听。

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