We're sunsetting PodQuest on 2025-07-28. Thank you for your support!
Export Podcast Subscriptions
cover of episode Episode #289: 連絡のやり取り"back-and-forths"は極力減らすべし!

Episode #289: 連絡のやり取り"back-and-forths"は極力減らすべし!

2025/3/2
logo of podcast 裏技英語

裏技英語

AI Deep Dive AI Chapters Transcript
People
B
BJ
石井てるみ
Topics
BJ: 我讨厌在日本商务场合听到的“在日本情况不同”这句话,因为它没有提供具体的解释和解决方案。在沟通中,我不喜欢“稍微确认一下”这种说法,因为日本人太喜欢确认了,这会浪费很多时间并降低效率。 在商务沟通中,尤其是在国际环境中,由于时差等原因,来回沟通会花费更多时间,降低项目的推进速度(momentum)。因此,我们需要避免不必要的确认和沟通,提高效率。 在与他人沟通时,要明确自己的目标和需求,选择合适的沟通渠道,例如邮件、电话或会议等。对于复杂的沟通,应该选择面对面沟通,以便及时获得反馈。 我个人不喜欢确认,但我意识到有时自己也可能会制造不必要的确认工作。 石井てるみ: 为了减少沟通中的来回确认,应该一开始就清晰完整地传达信息,避免含糊不清。为了减少确认流程,应该一开始就准备好不需要确认的文档或演示文稿。 简单的决定过程却因为来回沟通浪费了大量时间,一开始就清晰简洁地沟通,可以避免不必要的来回沟通。减少来回沟通可以提高效率,节省时间,并保持项目推进的势头(momentum)。 出现问题时,责任并非完全由一方承担,双方都有责任。应该避免不必要的检查和沟通,在演示文稿中,应该明确说明金额和货币单位,避免含糊不清。 应该明确说明价格的计算方式,避免歧义。清晰明确的沟通可以减少不必要的来回沟通。为了快速获得批准,应该在提交材料之前,自己先检查一遍,确保没有遗漏信息。在准备演示文稿时,应该预想对方可能提出的问题,并提前准备好答案。 为了减少不必要的沟通,应该一开始就清晰、具体地沟通。应该选择合适的沟通渠道。通过邮件的沟通方式可以看出对方的专业程度。

Deep Dive

Chapters
この章では、ビジネスにおける不要な確認のやり取りを減らす方法について解説しています。メールやプレゼンテーションにおいて、最初から必要な情報を明確に伝えることで、確認の回数を減らし、プロジェクトの効率性を向上させることを提案しています。具体例として、会議の日程調整におけるやり取りの無駄を省く方法などが紹介されています。
  • 不要な確認を減らすことで、プロジェクトの効率性向上につながる
  • メールやプレゼンテーションで、必要な情報を明確に伝える
  • 相手に質問される前に、疑問点を先回りして解決する

Shownotes Transcript

Translations:
中文

こんにちは、みなさん。ウラワザ英語の BJFOX です。私のコーヒーの石井てるみです。何故私の名前を言うのに、恥ずかしいのですか?

I don't know actuallyDJ が笑ってましたけど何々 at the beginning every time I say the first sentence because the first sentence is nearly always the same そうですね in the script it's always the same 少なくともちょっとねスクリプトの上では最初のセンテンスが一緒ですね毎回同じ文章アナウンスメントから始めてますよ

いつもと変化をつけようかなって思ってたら 特に変化がなかったっていう

あるよねそういう時ねはい But actually we're gonna start off today with something differentI've got a big announcement todayBig announcement?YeahWhat? Happy news?Happy... noBigger family?No, no, definitely notThat would be nothing that wonderfulNo new babies そういうことじゃないのねそういう質問はしちゃいけませんよね本来ね But the big announcement is はい何でしょう I have a new

least favorite phrase in Japanese business なんだよそれ new phrase I hatenew phrase I hateBJ が嫌いな日本語のビジネスフレーズがもう一個できたっていうのが big announcement だったわけねそう言われると気になりますけれども今までの Where was your

I think I announced it before as when people say, this is not in Japanese, this is in English, but in Japan, in business, when people go, I'm sorry, but in Japan things are different.PJ が一番嫌いなフレーズ、in Japan things are different.

ちょっと日本は世界の他の地域とちょっと事情が違うんですよ日本だったらね他だったらうまくいったかもしれないですけども日本は違うんですよっていうあの言い訳が嫌いですよね BJ ね言い訳がましいですし

じゃあ具体的に何が違うの?なんでできないの?っていう具体的なクリティカルな情報が何も含まれていないそのフレーズが嫌いということですけれどもまた嫌いなフレーズができたわけですねちょっと確認ですがちょっと確認ですが

確認が嫌い。日本人は確認が好きだと思う。今日のフレーズは「一つだけ確認したい」

ちょっと確認ですけれども。

この話を変えるために。はい、私はその言葉が嫌いです。私はカクニンが嫌いです。でも、カクニンジャーの社会で、カクニンジャーの会社で働いている場合、

あ、何それ? 忍者が現れた。 核忍者ズ。核忍者ズ。 核忍者が現れるそんな会社やソサイティに住んでいるとしたら、はい。

確認ですけれどもって言われないような確認プルーフ確認のしようがないだから不明瞭な部分がないオブスキュアなところを一切ないようなコミュニケーションスタイルで最初から相手に伝えれば確認者が現れることもない確認者が現れることもない

back and forthsback and forthsback and forths うわむず back and forthspluralwhat?it's a pluralplural 待って back and forthsth でしたかんだ後にもう一回スって言ってる?yeah back and forths うわむず皆さんこれねなんかねどえらい

発音が、早く言えばそんなに気にならないかもしれませんけれどもまず back-and-forth の最後に s がついてるこれ名詞なのかな?副詞?

前と後ろに

どんどん跳ね返って揺れるようなそんなモーションのことを言いますよね back and forthand that fourth is f-o-r-t-hback and forthf-o-r-t-h そうですね so like a chair rocked back and forth ゆりかごが前後ろに back and forth 揺れている yeah it's like I guess it's the opposite of side to sideside to side は私がやってるジムでも side to side って言われたら左右にぴょんぴょん飛び跳ねるんですけれども

ジャンプバック&フォース。その時はハイフンで繋がない?そう、アドバーブフレーズです。ハイフンで繋げている「バック&フォース」は、コミュニケーションの一部です。

はい、back-and-forth というのは、コミュニケーションが行ったり来たり、行ったり戻ったりしている、そういった状況を表しますと。うんうん。

はい、確認の段階を、確認のプロセスを減らすために最初から確認が必要じゃない確認プルーフの状態でドキュメントだったりプレゼンテーションを最初から提出できるようにしましょう。

はい来週レコーディングをしようという風に BJ から私にメールが送られますそれはまず 4 つねそうですね 1 回戻しますよね来週のいつって

I say Tuesday or Thursday, 4th.I say I have a job on Tuesday.Okay, I go, okay, then let's, should we do Thursday then?Oh, okay, what time?Should we do the afternoon, p.m.?Okay, p.m.?What time p.m.?I can do 3 p.m. or 4 p.m.?

OK, I can do maybe 4, but I have to leave around 5.OK, shall we do it in Tokyo Comedy Bar or my house?OK, anyway, so basically a simple decision here is taking what? 6, 7, 8 back and forths.はい、すごい無駄なラリーが続いてますもんね、back and forth が多いですね。Well, what I could have done is quite simply said,Hi, Tenomi, next week I can do these 1, 2, 3 times, A, B, C. Can you choose one?

最初から来週火曜の何時木曜の何時にできるけれどもどれか選んでって返せば 1 ラリーで終わっていたということですもんね 1 回のやりとりで済んでいたはずですと

はいということで仕事でこういった事務連絡をするときには 1 回で必要最低限のことが全部書かれていて 1 ラリーで相手とのコミュニケーションが終わるようにクリアにコンサイスなメールなり相手に渡して

スムーズにコミュニケーションが終わるようにしましょう確認してみて確認してみて

これはもう効率という意味においては一番要となることですね時間がかかってしまうからというだけではありませんはい

モメンタム勢いがそがれちゃうよね一回でさっとわからない文章とかだったりするとね特に国際環境で働いているときタイムゾーンやオフィスで働いているとき一分の 1 で決めることは時間がかかる

例えば、私がヨーロッパにいたとき、あなたは日本にいたとき、9 時間の違いがあると考えられます。

シンプルに時差があるからやりとりに時間がかかるとそしてシンプルにそうやって返事するのに時間がかかる間がどんどん空いてしまうと

なるとどうなるかというとモーメンタムもそがれていくとモーメンタム私もモーメンタムって言ってました勢い勢いモーメンタムって

ギリ大丈夫かなと思って使っちゃってました特に裏技役のリスナーさんはねボーダーラインですねモーメンタム物事の弾みとか勢いっていうでもポッドキャスト裏技役のリスナーさんだったら

わかってらっしゃると思って使ってましたけども、確かに普通の会話であんま使わないかもしれないですね。モーメンタムがそがれてしまう。OK, well if you think our listeners understand, let's continue to use it.Because it is so important. Momentum with a new plan, a new project, a new partnership. Momentum is key.Recording, when we record, momentum is very important.It's true. Like the moment we start having coffees…

ちょっと休憩とかするともう一気に次のレコーディングがね何かね新しいプランだとかプロジェクトとか誰かと手を組んだりだとかそういって話が上がって熱量があるうちにグーって進めないとどっかで勢いが削がれてしまうモーメンタムが落ちてしまうと始まらなくなってしまうのでモーメンタムというのは

とても大事ですね日本にはたくさんの忍者がいるとその名も「かく忍者」がいるというジョークを BJ はするんですか?日本だけじゃないのね?「かく忍者」が世界中に現れておりますと

責任はどちら側にもあるとどちらか一方がってことではないわけですね It takes two to tango やりましたねこのフレーズも何か問題があるって場合にはどちらが 100%悪いってことはないお互いに非があるという風に考えましょうと

例えばドキュメントを受け取った時にチェックしなきゃいけないからチェックをするという無駄なチェックってこと?そういったことは余計なチェックはしなくていい余計なやり取りが生まれずに済むようなドキュメント

Self-explanatory そこでちゃんと情報が完結しているような状態で相手にドキュメントを渡しましょう I think dates and times are like a good example of this 日付とか時間とか特にそうですね The worst phrase in the world is next MondayNext Monday というのが Worst phrase だと Worst wordNext Monday というのは次の月曜日?Yeah

どういうこと?あー、カミングマンデーじゃないかもしれないってこと?そうね、次の土曜日。はいはい。直近の月曜なのか、その次の月曜なのかがわかりづらいってことね。ありますね。そうね。

だから、最初から曜日だけを伝えるのではなくて、ちゃんと日付も入れてしまえば。土曜ってどの土曜?っていうね。

あとよくあるのが 15 日とか言うけどさ、1 月の 15 日なのか 2 月の 15 日なのかとかよくわからない時もあるじゃない。とかね。そうそうそう。

プレゼンで金額を提示するときにはちゃんと金額どこの通貨単位なのかっていうのも書かないといけないですね前なのか前なのかそういうのがねいちいち質問なんですけれどもみたいなのでそんなこと聞かれたくないですもんねあー

ゲームを売る時にどの販売価格消費者小売店希望価格なのかとかディストリビューターに下ろす時の価格なのかとかいろいろな価格があるわけねロイヤルティーってあの印税か 5%オフィス

ロイヤリティが、ロイヤリティ、印税が 5%だとしてどの価格に対しての 5%なのかっていうのを最初からクリアにしときましょうと。

after tax and after credit card feesafter tax 税後 after a credit card の手数料も抜いた後の

お金を何等分してますとか、その金額からの 30%ですよみたいな感じで曖昧にならないようにちゃんとクリアにしてるわけですね。だから混乱だとか曖昧さだとか、バック&フォースですね。余計なやり取りを減らすためのプロセスと。

最初から back and forth proof にしとけばいいということですね 7 月

スキー7 月 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8 日 8

8、7 なのかな

7、8 って書いてあったら 7 月 8 日なのか 8 月 7 日なのかっていうのは私もいつもわかんないけどもあれ欧米圏の人もこんがらがってんだねやめようよあ、曜日?あーなるほどね「す」ってちゃんとつけるんだあーそれだとわかるよね

日本語でもね、2025、01、15 とか書いて、それだとわかるけれども、例えば 02

05 とか書いてあったら、日本語の場合は月が必ず最初だとは思うけれども。あと食品の賞味期限とかもっとわかんないね。本当に数字しか書いてないからね。あれ良くないよ。バッケンポースプルーフじゃないですね、あれね。そっか、やっぱみんな困ってたんだ。

浦和英語リスナーの皆さんいつも聞いてくださってありがとうございますさて次回の公開収録浦和英語ライブのお知らせです 3 月 15 日土曜日午後 3 時から場所は渋谷の東京コメディバーで開催します一緒に浦和フレーズを学んだりお酒を片手に私たちとおしゃべりしたりイベントの後はリスナーさん同士で交流していただいたりとぜひエンジョイしていってくださいね 3 月 15 日土曜日皆さんにお会いできること楽しみにしています

日本のマーケティング市場戦略をヘッドクォーターのアメリカに送るとします

1 日でも早く承認が欲しいですね余計な確認事項がないように向こうから確認される隙がないようにしたいですね何か確認する

じゃあまず提出する前に自分で聞いてみましょうと自分に尋ねてみますと US のヘッドクォーターがこの資料を見た時に何をチェックしたいと思うかとそれがちゃんと全部説明できているかというのを自分でチェックするということですねその

デジタルマーケットの予算が 1 億円 1 億円 1 億円はい

それがあなたが質問する問題だと思う。もしかしたら、あなたはあまりにもお金を使っているのかもしれません。

その多くを LINE プラットフォームに費やすとしますと LINE って何?っていう人がアメリカの人は多いかもしれませんだったらね

聞かれる前から LINE とは何かという説明文を書いておけばいいですよねその説明文はスライドの小さな箱かも、またはアペンデックスの最後にあるスライドかもねそのスライドの中にちょっと注釈的に書くかもしれないし、アペンデックスに入れておくっていうのもいいですよねこのプレゼンテーションに不安があったら、何を質問するのか?

自分がこのプレゼンを見せられたら自分が何を質問するでしょうかというのを問うてみてそれに対してバックアップインフォメーションとして説得というわけですよねそれもこれもバックアップインフォメーション

のプロセスを減らすためということですね余計なやりとりを減らすためのタクティクス戦術を見ていきましょうもう 2 つは紹介しましたね最初からクリアで具体的なコミュニケーションを

自分のコミュニケーション自分が伝えようとしていることが確認が必要がない状態で相手に伝えましょうはい、ブレットプルーフブレットプルーフ

皆さん理解してくれてると思って喋ってるけど大丈夫だよねエピソード 127 でですねブレッドプルーフ横断直起のようだね 127 の時何を喋ったんだっけ

チェックアウトヨーセルフ。ブレイププルーフじゃなくて何プルーフだったんだっけ?ブレイププルーフだった。ブレイププルーフか。そうかそうか。プルーフって言葉を使うことができる。バックアウトプルーフ、ブレイププルーフ、フューチャープルーフ。いろいろなプルーフがあるから。でも、戻りましょう。今のエピソードはそれだけでなく、エピソード 1、2、7。1、タクティック 1、明確な、特定的な、スタートから。

はい、Tactics 2 としてはきっと向こうから来る質問とか異論反論というのを予想しましょう何か新しいアイデアだとか計画だとかをプレゼンするときには

代わりとなるアイディアというのも一緒に用意しておきましょうマーケティング戦略だったら一つのオプションだけじゃなくてその大体戦略じゃないけれども A がダメだったら B バックアップのように他のプランというのもプラン B ですねオプション B かオプション B は大丈夫です選択肢があるので人が見ているのに

プレゼンをした相手がですねその人たちも選んだという決定感を与えられるようにという意味も込めていくつかオプションを提示できるようにしましょう

はいタクティクス 3 つ目としては自分が相手から何を欲しいか承認が欲しいのかとか目を通して欲しいのかとか何を求めているかというのを要約して書いておきましょうはい

要するに今ヘッドクォーターからアプローバルが欲しいのかちょっと見てもらいたいのかインプットが欲しいのかとか要するに何があなたから欲しいのかというのを書いておきましょう 4 つ目としては

一番ふさわしいコミュニケーションチャンネルを選びましょうこれ E メールの海に溺れてしまわないようにということですねどっか行っちゃいますからね、E メールというのはね

すごく複雑な込み入った話であればメールではなくて電話とかミーティングとかその場で相手のリスポンスがもらえるコミュニケーション手段にしましょう

1 分くらいかかると思う。

書類であれば E メールで送るというのがベストでしょうもしもっとクリアにしたいようなことがあればミーティングでフォローアップをしましょう

ちょっと確認したい次のミーティングの日時だったりだとかサクッと確認したいことがあったらメッセージだったりスラックとかにしましょうコンプレックスなことはディベートやブレインストームや大きな決定が必要です

もっとより複雑なトピック例えば一緒にブレストしなきゃいけないとか議論重ねなきゃいけない大きな決定をしなきゃいけないそういった場合はやっぱりミーティングということになりますねそうです

私が一番今日難しいなと思ったのはこの back and forth の発音なんだけれども back and forth これってネイティブイングリッシュスピーカーの人の耳にはさわかるの?TH を噛んでから S って言ってるってそんな普段口にするときは考えない back and forth

back and forths なんか clothes みたいだね clothesclothesclothes もあれ th で clothes で s って言うその後 I've got lots of clothesyeahclothesclothesnoanyway はい back and forthsyeah

でもねこれでやっぱあれですよねこういう確認事項のメールとかでさこの人仕事できる人だなとかさこの人ちょっと心配だなみたいなメールとかの文章に出ちゃうよねその back and forth proof じゃない文面を見た時とかにさ You can tellYou can tellRight?この人仕事できるなんかもう簡潔で

ちゃんと疑問の余地がないようにいろんな情報が載っててコンサイスだなとかって分かったりしますもんねそうなんだ

BJ は確認嫌いと言ってるけれどももしかしたらね BJ がその余計な確認作業を

作ってるのかもしれないねたまにだってね木曜日って言ってもどの木曜日だろうって思うことあるからな

It takes two to tango と bulletproof というフレーズもこれを機にぜひ振り返っていただけたらと思いますので私たちのポッドキャストの過去エピソードをぜひチェックしてくださいそして何と言ってもですね裏技英語 the book

裏技英語.com で絶賛発売中ですのでそちらをご購入いただいた上で振り返っていただければと思いますはいということでまた来週カウイングマンデーって言ったら大丈夫かな次に

はい、そうねはい、ということでまた次の月曜日にお会いしましょう今日も聞いてくださった皆さんどうもありがとうございました See you next week!Bye bye!

裏技英語ラウンジにご参加いただくとたくさんの特典をお楽しみいただけますより長いエクステンレットエピソードやボーナスエピソード公開収録も割引価格でご入場いただけます他にもたくさんの特典を用意しています詳しくは概要欄をご覧くださいポッドキャスト裏技英語をサポートしていただけると嬉しいです皆さんのご参加お待ちしています