🤖 Automating Meeting Documentation with Zapier and Copilot
12:01 Share

你知道那种感觉吗？大型项目会议结束后，你的脑海里充满了想法和行动。是的。然后就来了令人恐惧的事情，实际上要把所有这些都写下来，把谈话变成，嗯，可用的笔记。这太浪费时间了。而且你总是会错过一些东西。没错，没错。

好吧，今天你给我们带来了一种能解决这个问题的方法。这是一种非常实用的指南，它使用两种不同的工具来自动化会议文档，分别是Zapier和Microsoft Copilot。实际上，这两种方法截然不同。是的。因此，我们这次深入研究的任务是解开这些方法，逐步讲解，当然，还要了解它们如何改变捕捉会议内容的方式。将凌乱的谈话变成结构化的信息。

自动地。没错。我们应该立即提到这次深入研究。它基于一个全新的教程。它来自AI Unraveled的Builder Toolkit。啊，是的。Etienne的作品。没错。由Etienne Newman创建。他是一位高级工程师，有趣的是，他还是加拿大一位充满激情的足球爸爸。他非常了解他的专业领域，尤其是实用的AI应用。

完全正确。而这个构建工具正是如此实用。它是一系列真正实践性的AI教程的集合。想想详细的PDF指南、引导你完成操作的视频，甚至是音频片段。旨在让你真正开始使用AI，而不仅仅是

听说过它。正是如此。你可以终身访问更新，所以它会不断发展壮大。老实说，它是从概念到实际构建东西的完美桥梁。重要的是，支持该工具包有助于保持像这次深入研究和每日AI Unraveled播客这样的内容继续进行。绝对正确。所以一定要查看一下，djamgatech.com，或者点击节目说明中的链接。强烈推荐。当然。这些工具可以消除多少摩擦真是令人惊叹……

消除。会议记录至关重要，但是哇，它们可能很乏味。而且容易出错。完全正确。因此，此资源为我们提供了两种可靠的自动化方法。好的，让我们深入研究第一个方法。使用Zapier agents。现在，人们可能知道Zapier用于基本的应用程序连接，对吧？是的，就像如果这样，那么那样。但是agents更强大。是的。就像构建小型AI工作流程一样。这是一个很好的说法。核心思想是你可以配置一个agent来获取你的会议录音，然后将其处理成结构化文档。

而指南中具体的结果是什么呢？它首先创建完整的成绩单。

然后是摘要，最重要的是，行动项目列表，所有这些都整齐地编译到一个Google Doc中。-好的，带我们完成设置过程。指南说你从Zapier Agents开始，创建一个新的agent。-对，标准的Zapier开始，然后是触发器，是什么让它运行。-指南使用将音频文件上传到Google Drive作为主要示例。-这非常常见。但是Zapier很灵活。资源中的图像也显示了其他触发器，例如新的Zoom录音存储在云端。

哦，有趣。甚至是一个Google日历事件开始。因此，你可以真正地将其与你的工作流程匹配。好的，触发器触发，音频已准备好。然后agent需要工具来完成工作。没错。指南详细介绍了添加到agent的三个关键工具。工具一。来自OpenAI的ChatGPT。

但专门配置用于转录。它获取该音频文件并将其转换为文本。明白了。只是原始文字。然后是工具二，这很巧妙，又是ChatGPT。等等，又是它？为什么？这次你使用的是它的处理能力，它理解语言的能力。它获取步骤一中的原始成绩单并对其进行分析，提取要点以进行总结，确定谁需要做什么才能完成行动列表。它完成了结构化部分。

啊，我明白了。一个ChatGPT进行转录，第二个理解并组织。没错。然后第三个工具将其带回家，Google Docs。好的。你将其设置为获取第二个ChatGPT的输出，步骤成绩单、摘要、操作，并使用所有这些信息创建一个新的Google Doc。它放在哪里？指南建议将其放回音频开始的同一个Google Drive文件夹中，保持整洁。哇。这是一个相当复杂的过程。完全跳过了手动部分。对。

听着，输入格式。消失了。设置完成后，你只需使用示例文件进行测试并确保其有效。例如一个简短的测试录音。是的，也许是一个快速的模拟会议剪辑。然后你切换开关，激活agent，它会在每次触发器发生时自动运行。这里真正的强大之处似乎是你提到的Zapier的灵活性。它不与一个特定的会议平台绑定，对吧？

一点也不。你可能可以从各种来源触发它。输出不必是Google Docs。对。资源暗示了进一步自动化的想法。是的。它提到你可以在创建Google Doc之后添加另一个Zepier步骤。也许将摘要发送到Asana或Slack，甚至如稍后提到的Microsoft Word。

因此，你可以将这些自动化连接在一起。绝对正确。它展示了连接不同工具的强大功能，这再次正是你学习使用像Builder Toolkit这样的资源来构建的东西，将这些概念变成现实。是的，动手实践方面是关键。好的，这就是Zapier的方法。非常可定制。现在让我们换个思路。资源中的第二种方法……

Microsoft Copilot，就在Teams内部。这感觉完全不同。它内置于许多公司每天都在使用的工具中。是的。目标是类似的自动生成的摘要、行动项目、笔记，但它发生在Teams环境本身中，通常甚至在会议期间。好的，你需要什么才能使它工作？先决条件。是的，一些重要的先决条件。

首先，你需要Microsoft 365 Copilot许可证。你通常如何获得它？通常在内部请求它，例如通过你的IT部门或ServiceNow之类的系统。明白了。还有什么？你需要Teams桌面应用程序，

资源特别提到了Windows，并表示最新版本是最好的。Windows上的Teams应用程序。还有什么至关重要的吗？是的，绝对至关重要。必须为Teams中的该会议启用会议转录。为什么这如此重要？因为Copilot读取成绩单。

如果Teams没有在后台积极转录对话，Copilot将没有输入，没有数据可以使用。它无法总结它没有听到的内容，基本上。对。垃圾进，垃圾出。或者更确切地说，没有数据输入，就没有摘要输出。正是如此。因此，设置包括安排会议、Outlook或Teams日历、邀请人员，标准流程。但是你需要调整选项。没错。会议之前，深入研究会议选项。

找到允许Copilot的设置，并将其设置为“会议期间和之后”。允许它加入并收听。是的。当你在这里的时候，只需再次检查转录是否也已启用。如今它通常默认启用，但值得确认。好的，会议开始。你作为组织者加入。你应该看到一个Copilot图标，通常位于顶部工具栏中。点击它。

这会激活它。如果它没有自动启动，它可能会提示你明确启动转录。你点击启动，Copilot现在为此会话处于活动状态。现在，你刚才说这可以在会议期间工作。这是非常酷的部分。是的。你可以通过会议窗口中的Copilot聊天窗格实时与它交互。那么你可以问它什么问题呢？资源提供了一些示例。哦，是的。很棒的例子，例如在讨论中。你可以输入。

总结到目前为止的讨论。哇。几乎是瞬间的。差不多。或者列出提到的行动项目，甚至识别分歧或未解决的问题。最后一个很有用，可以确保解决问题。完全正确。如果你正在集思广益，你甚至可以要求它生成一个包含优缺点的想法表。以及具体的事情，例如关于某个特定的人。是的。提示例如，“莎拉对预算说了什么？”或者……

总结过去10分钟。也许你只需要快速回顾一下。这感觉就像有一个超级强大的助手就在会议中和你在一起。确实如此。它可以帮助你专注于对话，知道笔记记录的繁重工作正在处理中。好的，会议结束。是的。你在哪里找到最终输出？这很容易。它通常出现在与该会议关联的会议聊天线程中。

或者你可以在你的Teams日历中将其附加到事件中。最终输出包含什么？通常是完整的摘要、行动项目列表、做出的关键决策、Copilot 识别的任何后续行动。非常全面。然后你可以获取该文本？并将其复制粘贴到任何你需要的地方。

OneNote、Word文档、你的项目管理工具、SharePoint列表，无论你的团队在哪里跟踪事物。这里最大的优点似乎是紧密的集成，特别是如果你已经是Microsoft 365的重度用户。绝对正确。无需外部连接即可进行基本的捕获和摘要。它都在Teams中。保持流程精简。绝对有助于你专注于房间里或屏幕上的人。当然。并且与Zapier部分一样，资源再次提到了进一步自动化的可能性。好的。

Copilot 如何做到这一点？它指出使用Microsoft自己的自动化工具Power Automate，甚至将Zapier重新引入画面。因此，Copilot的输出可以触发其他自动化。没错。想象一下，一个Power Automate流程会监视带有摘要的新Teams会议成绩单。

并根据Copilot列出的行动项目在Microsoft Planner中自动创建任务。哦，这很强大。闭环。对。或者，就像资源建议的那样，再次使用Zapier将Copilot摘要推送到非Microsoft工具，例如Jira或Salesforce。因此，你可以混合搭配，获取集成的Copilot摘要，然后使用Zapier将其发送到任何地方。它确实突出了理解这些不同的工具以及如何连接它们，再次，就像Builder Toolkit T4C一样，

教导解锁了如此巨大的潜力。你不会完全被锁定在一个生态系统中。连接部分非常重要。好的，两种强大的方法。Zapier用于自定义工作流程，Copilot用于集成的Teams辅助。资源还提供了一些通用的成功技巧，对吧？两者都适用。是的，良好的实用建议首先。

明确的议程，也许分配角色，例如计时员。结构有助于AI。说得通。混乱的会议对于人类或AI都很难理解。没错。第二。

清晰的语音。鼓励每个人一次一个清晰地说话。更好的音频意味着更好的转录，这意味着更好的摘要和行动项目。对于任何语音到文本都是至关重要的。绝对正确。第三，如果你正在使用Copilot，不要忘记在会议期间积极使用这些提示。指导AI。向它提出具体问题以获取最具针对性的信息。所以不要让它被动地倾听。

与它互动。对，把它当作你的助手。全面的好建议，确实有助于最大限度地提高你获得的价值。是的，遵循这些建议，AI输出应该更有用，节省你的宝贵时间。好的，让我们总结一下。由于本指南，我们真正探索了两种强大的自动化会议文档的方法。Zapier agents 用于构建你自己的连接任何工作流程。由音频文件或其他事件触发。

然后是Microsoft Copilot，它深度集成到Teams中，提供实时帮助和摘要。而核心益处，你收听的真正收获，是巨大的。会议结束后花在处理笔记上的时间更少了。在会议期间有更多时间真正参与、思考、协作，知道关键内容正在被AI准确地捕获。

这是一个从行政负担转向积极参与的转变。如果你想要有关如何实际构建这些自动化、如何配置Zapier、如何有效设置Copilot的详细分步指南，这正是AI Unraveled Builder Toolkit提供的。Etienne Newman的作品，是的。

PDF指南、视频、音频，所有这些都是实用的，旨在让你开始构建。加上终身访问更新。这确实是将理解AI转化为将AI用于像这样现实世界问题的方法。我完全同意。在djamgack.com或节目说明中的链接中找到它。支持它可以使这个深入研究系列继续进行。一定要查看一下。所以想想

所有节省的时间，从自动化会议记录中获得的所有时间，这里有一些值得思考的东西。你将如何利用这些重新获得的时间？你如何将其重新投资到更有创造性的工作、更深入的战略思考中，或者仅仅是让你的项目变得更好，因为现在一些管理负担减轻了？打开了哪些新的可能性？