Laura: 我认为定期规划和回顾时间对于提高效率至关重要。长期以来,我一直坚持每周留出固定时间进行计划,通常在周五规划下周的工作。但这不仅仅是展望未来,更重要的是要花几分钟回顾过去一周的计划执行情况。看看我的优先级列表,哪些任务完成了,哪些没有完成?如果没有完成,原因是什么?是因为任务安排过于雄心勃勃,生活过于难以预测,还是我改变了想法,或者觉得某些任务不再值得投入时间?有些任务是否花费的时间比预期的长或短?通过回顾,我可以更好地评估自己的时间利用效率,并根据实际情况调整未来的计划。
回顾的好处之一是,对于未完成的任务,我可以决定是否将其安排到下周,或者立即完成,甚至在接下来的三十分钟内完成。这提醒了我哪些事情我曾经认为很重要,因此,回顾成为一个时刻,让我选择是继续坚持之前的想法,还是改变它。
另一个好处是,它让我更好地练习时间预估。时间预估很难,很难准确地知道一周内能完成多少事情。但是,如果我不断地回顾过去一周完成了哪些事情,我就能更好地了解未来一周能完成多少事情。几十年来,我一直坚持每周进行计划,并从中受益匪浅。
我回顾过去一周的工作,这让我知道自己能做什么。我会比以前更谨慎地安排下周的工作,因为我知道可能会出现一些意外情况。事情总是会发生变化。当我更小心地安排一周的工作时,这意味着我可能会在下周末之前完成所有任务。我还有很多其他的优先事项,如果我有额外的时间,我总是可以从中选择一些任务来完成。
长期以来,我计划完成的工作量与我的时间大致相符,虽然并非总是如此,但大多数情况下都是如此。你也可以将这种方法应用于更短的计划周期。我通常在每天下班后为第二天制定待办事项清单。这也让我有机会回顾一下当天完成的任务。我是否完成了所有任务?我是否有大量额外的时间,或者我是否一直在赶时间?这有助于我为第二天做出合理的安排,我认为这也能帮助你为你的待办事项清单做出好的选择。
有时人们发现计划和创建优先级列表会带来压力,因为他们无法完成所有事情,这让他们感觉自己落后了。回顾有助于对此进行检查。你知道上周、上上周,以及再上周,都有一定的时间空间。很可能,下周也是如此。计划和回顾相辅相成,所以花一点时间回顾一下,你的计划就会有效得多。
Deep Dive