Stop Multitasking and Try Timeboxing
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有各种各样的生产力工具承诺帮助你充分利用一天的时间。有些人坚信时间盒管理：每天在日历上为每个想要完成的任务预留时间，然后真正专注于一次只做一件事。马克·赵-桑德斯（Marc Zao-Sanders）表示，将待办事项列表与日历合并的回报是更高的生产力、更好的协作以及更少的干扰和焦虑。他解释了如何自己尝试这种方法，以及你的团队和组织如何从中受益，而不仅仅是你自己。赵-桑德斯是《时间盒管理：一次只做一件事的力量》一书的作者。</context> <raw_text>0 通过人类智能，结合AI和WorkHuman的第一员工认可平台的真实数据，现在可以提高参与度、留存率和幸福感。了解WorkHuman的人类智能，并加入他们的善良力量。

欢迎收听哈佛商业评论的HBR IdeaCast。我是库尔特·尼基什（Curt Nickett）。

你是否曾在工作日结束时对自己说，今天的时间有点不够用？你开始时有一份待办事项清单，但你却分心了。任务堆积起来，感觉自己从未取得任何进展。你并不孤单。这种感觉在当今社会中太常见了，感到无所事事和焦虑。回顾一天、一周、一月或一年，感觉自己从未做过想做的事情，这种情况也很常见。

今天的嘉宾将告诉你一种名为时间盒管理的生产力实践。这个理念是你提前决定每天要花多少时间在什么事情上。坚持你为自己设定的日历，真正专注于一次一项任务。我们今天的嘉宾表示，这不仅仅是一种方法，而是一种心态。

他在这里帮助我们学习如何采用这种方法。马克·赵·桑德斯是学习技术公司Filter.com的首席执行官和联合创始人，也是《时间盒管理：一次只做一件事的力量》一书的作者。马克，感谢你来到这里。很高兴能在这里。你在发现时间盒管理之前是否曾经在生产力方面挣扎？

是的，非常挣扎。在我职业生涯的开始，我是一个杂乱无章的人。我有雄心壮志，聪明才智，做的工作本可以做得很好，那是战略咨询。但我没有一个组织工作和完成任务的系统。这导致我没有做好工作，陷入麻烦，感到压力和不知所措。所以你并不是懒惰，并不是说你没有工作足够的时间。

我工作了很多很多小时。问题不在于此，而在于你在参与的项目上做出最大差异的工作。但后来我看到了一篇哈佛商业评论的文章，作者是丹尼尔·马尔科维茨（Daniel Markovits），标题是《待办事项清单为何无效》。

这篇文章立刻引起了我的共鸣。我想，好吧，这很有逻辑。我想立即尝试这个方法。于是我这样做了，接下来的一个星期，实际上是接下来的五年我都在这样做。

这真的带来了巨大的变化，不仅在于我完成了多少工作，还在于我的感受。它提高了我的自信心。我知道在任何给定的时刻我应该做什么。这个理念是什么？我的意思是，如果待办事项清单无效，你并不是简单地放弃它。那里的理念实际上是将日历和待办事项清单的好处结合在一起。因此，你把待办事项清单放入日历中，

你为完成事情设定约会。因此，你不仅仅有一份可以在生活中的任何时候完成的清单。你有一份项目清单和完成它们的时间，以及一个系统来查看它们应该何时完成。因此，这是日历乘以待办事项清单，实际上带来的好处大于部分之和。老话说得好，如果你想让某件事情完成，就请你认识的最忙的人来帮你。

当你听到这个时，你有什么看法？老实说，我会说，几乎所有非常高效或成功的人都有某种听起来很像时间盒管理的系统。他们可能不称之为时间盒管理，但例如，在商业中重要或高级的人，他们通常会有某种助理，执行助理或个人助理。那个人在做什么？他们主要是在...

管理他们的日历。几乎所有拥有这种帮助的人都在进行时间盒管理，或者实际上雇佣某人来为他们进行时间盒管理，以确保他们的时间使用正如它应该的那样。我有点喜欢这个想法。这有点像预算将资金分配给你认为重要的事情。与其在待办事项清单上列出12件事情，不如将它们放入日历中，并给予不同的时间量，以及你首先要做哪些事情。

我可以看到这反映了优先级和为你想完成的事情预算你的一天。确实如此。我认为预算类比有效，因为在预算中，你有有限的现金。

在你的一天中，你有有限的小时数。你将如何花费它们？要有意图。要有一个系统来保持意图。时间盒管理并不是唯一的做法，但我确实认为这是最合乎逻辑、最简单、最易于接触的，并且有多重好处。因此，这真的是实现这一目标的好方法。

那么它在实践中是如何运作的呢？带我们走过一个典型的一天。我的典型一天开始时，我起床，穿衣服，刷牙。然后我做的第一件事就是进行15分钟的时间盒管理。因此，我在日历中有一个每次重复的日历约会，持续15分钟。它被称为“今天的时间盒”。在这段时间里，我什么都不做，只是思考我的一天和我的一周，以及我应该如何花费这段时间。这不仅仅是工作。

这也是锻炼，可能还有一些阅读、冥想、与孩子的时间、与妻子的时间，我将这些与我在日历中看到的其他会议结合在一起，从我过夜时想到的收件箱中的想法中，也只是知道有些活动对我有好处，比如学习、与朋友共度时光或锻炼，所以我接下来

确定最重要的事情，并将其插入我的一天，通常围绕我已有的会议和承诺。当我完成这些时，在15分钟结束时，我可以看到我整天的安排。如果我遵循这个计划，我知道那将是美好的一天。因此，它是我整天的指南。不可避免地，我会被拉向不同的方向，但我总是有...

一个声音告诉我，实际上在这个时间你应该做这件事。因此，如果我分心了，感觉自己分心了，就回到日历，回到那一件事，立刻感到压力减轻，不再感到不知所措，回到那一件事上。即使那一件事很困难，面对一件困难的事情也比同时面对几件让你烦恼的事情要容易得多。你怎么知道给每件事情多少时间？

有时这真的很简单，因为时间盒是，或者你的期望是冥想30分钟。因此，按定义，它将是30分钟。但对于许多知识工作，做的事情是基于你之前做过类似事情的经验。因此，你之前处理过收件箱，当有100封电子邮件时。你在有50封电子邮件时处理过收件箱。你会有某种感觉。你会有某种内部或可能是外部的明确校准。

这就是你如何避免计划谬误，我们往往无法预见意外，几乎按定义都是如此。但如果你回顾过去事情花费的时间，你会逐渐将其内化，这会被纳入估算中。

你在开始时不会做到完美，但如果你稍微尝试一下，你会变得更好。时间盒管理的一个要点也是，如果你说，好吧，我要写一篇500字的博客，我有45分钟或一个小时来完成它，当你接近结束时，或者实际上当你完成一半时，你会调整你的期望。因此，如果你稍微领先...

那么你可以放慢速度，专注于质量。如果你稍微落后，你可能需要加快速度。因此，你不会在结束前两分钟时突然发现时间不够用，造成灾难。你要控制自己的节奏。我称之为节奏与竞赛。这部分是游戏化的东西，但也是在时间盒内进行规划，以便在规定的时间内完成有用且可交付的工作。时间盒管理的艺术部分是随着进展调整事情。因此，你并不是在追求完美，而是我们做的任何任务都没有人能做到完美。因此，我们承认这一点。我们说，看，我们将固定时间。我们将在这段时间内完成一些体面的事情，然后继续下一个任务。那么如果你有一份工作...

小火灾不断出现。你收到经理的电子邮件，或者事情发生了，你必须处理。每个人的工作都有计划会改变。没有一份工作会例外。我的工作也不例外。这实际上是对时间盒管理最常见的反对意见，我会对此说几件事。首先，首先要对你设定的目标保持现实。

只在你不太可能被打扰的情况下设定时间盒，或者如果可能的话，尽量减少计划的变化。因此，要理智一点。

然后在你的一天中留出一些余地，以便在小事情发生变化时有一点余地和呼吸空间。但当然，有时计划会改变，而且会很大。但我会说，这种情况并不常见。如果你考虑一下你可能有的会议，

你多久需要更改一次会议？好吧，我们确实有时需要更改会议。某一方或双方或另一方会出现问题。

但这种情况有多频繁？我会说，对于几乎每个人来说，这少于10%。因此，如果少于10%，那么当然，你只需在需要时调整你的时间盒，这种情况发生的频率不到10%。我每周都会这样做。有些时间盒会移动，屏幕上的像素移动，这真的没什么大不了的。因此，计划会改变这一反对意见，当然会改变，但时间盒管理是灵活的，可以适应这一点。

AI正在进入你的行业，如果它还没有到来。但AI需要大量的速度和计算能力。那么你如何在不让成本飙升的情况下竞争？升级到Oracle Cloud Infrastructure或OCI。

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你的日历看起来怎么样？我很好奇你有多少时间是进行时间盒管理的。我的日历看起来相当满。

它是颜色编码的。有几种不同的颜色对应于我认为重要的生活领域。因此，朋友和家人是其中之一。书籍是另一个，时间盒管理一般。还有一些与工作相关的其他颜色。因此，它们是颜色编码的。我会说大约70%的时间以某种方式进行时间盒管理。

所以显然，每天有很多时间盒。而且很多都是15分钟。因此，我实际上有三种时间盒的大小。有15分钟的小时间盒，30分钟的中等时间盒，以及60分钟的大时间盒。我有这三种是因为...

它们很好地叠加。它们显然很容易叠加到一个小时。它们很简单。我特别有很多15分钟的时间盒，因为我觉得对我来说，我可以在15分钟内完成很多事情，令人惊讶的多。因此，如果我将任务分解，有时它可能是一个45分钟的任务，但我将其分解为三段15分钟。

然后我完成更多的事情，我对此感到更好，之后有更多的时间放松。我的大多数日子都是时间盒管理的，然后我会说，可能我的三分之四的晚上和周末也是时间盒管理的。我真的觉得通过时间盒管理，如果我制定一个计划，并且坚持下去，这适用于正常的工作日以及周末和晚上，

如果我设定了计划并坚持下去，我总是会在最后感到良好，因为我设定了良好的意图。你不会在计划时想，为什么我在这里浪费了一些时间，只是在社交媒体上滚动，或者观看这个我并不太感兴趣的Netflix纪录片。你会制定对你有意义的计划。

如果你完成了对你重要的事情，你会感到良好。我的意思是，这对我来说完全合乎逻辑。这就是我和越来越多的人生活的方式，并对抗压倒一切的感觉。

我想这里有一个超级重要的事情是单任务处理。你基本上是在划定时间，很多人这样做，对吧？但你实际上是在努力成为一个串行的单任务者，而不是在那种意义上的多任务者。

是的，我的意思是，这里有一些细微差别，但本质上，是的，你所说的是正确的，如果我们专注于一件事情，我们会完成更多的事情。这就是为什么我的通讯叫做“一次一件事”。我和许多人都有这种坚定的信念，即如果你专注于一件事情，你会完成更多的事情，感到压力更小。

现在，细微差别在于，确实有一些任务组合实际上可以很好地协同工作。我的意思是，例如，你可以去慢跑并听播客。这算是多任务处理吗？是的。

我通常会说对于新的认知困难任务，还是单任务处理。我还想说一点关于多任务处理的事情。对大多数人来说，多任务处理实际上只是意味着短时间内做一件事，然后分心，大约一分钟后再做另一件事，然后再过几分钟做另一件事。因此，这实际上也是单任务处理，只是以分钟为单位进行，而没有在这些事情上取得任何进展，感到沮丧，不知道你一开始应该做什么。这是一种非常不愉快的体验。我也经历过，因为你在做某件事情，没问题，你完全专注于此，然后某个想法出现，或者某个通知在某处弹出。

你开始分心。随着这种情况的发生，我开始感到有点压力。这实际上是另一个反对时间盒管理的理由。但如果你分心了怎么办？我们都分心。这确实每天发生在我身上多次。当发生时，我注意到我有一种轻微的压力感。我实际上会大声对自己说“一次一件事”。

一旦我记得要说出这个口号，我就会感到更放松。我知道我应该做什么，我需要做什么，那就是回到我的日历。我要专注于的那一件事是什么？然后回到那件事上。感到更快乐。更高效。美好的一天。

是的，这绝对是一个熟悉的事情，我知道很多人有时会有这样的感觉，你可以问他们，比如，你知道，你的一天过得怎么样，事情进展如何？他们会说，我甚至不确定我到底做了什么。好吧，你刚刚触及了时间盒管理最被低估的好处之一。就是记住你在地球上那一天做了什么，或者，更难的是，你上周二下午做了什么？几乎没有人会知道他们做了什么。

但我有一个非常好的主意，因为它在我的日历中。有时当你回顾一周时，这可以作为一种反思练习。它可以是深刻的。因此，时间盒管理有各种好处。其中一个最不被庆祝的好处就是你刚刚提到的，确实，它是一个日志。它记录了你做了什么。如果你有一个记录，这可以解锁你的记忆。

不过，这在组织中是如何运作的？我很好奇。我有一个个人日历。我有一个工作日历。如果我在工作日历上进行时间盒管理，那看起来我永远都没有空。我也不想管理两个日历。我很好奇，你推荐如何将时间盒管理与组织的节奏对齐。

好的，所以你提出了几个观点。我认为其中之一是，如果你在工作日历上进行时间盒管理，它将看起来你一直很忙。好吧，到你一周结束时确实如此。但如果你考虑一下，当你进行这个过程时，假设是周二早上，对吧？

你像我一样早起，然后进行时间盒管理。因此，大约在7:30或8点，或者当你完成时，你此时会有一个看起来很满的周二。

但这有两件事。首先，周三、周四、周五不会那么满，因此任何想在那周或下周与你共度时光的人，完全没问题。还有一个问题就是你与他人合作的方式。因此，你可能完全进行了时间盒管理的周二，但如果人们知道你是一个热衷于时间盒管理的人，他们会知道你放入的某些项目可能是可移动的、半可移动的或在紧急情况下可移动的。

所以这与信任、透明度和协作有关，并且清楚你如何与同事合作。

这也是办公时间的理念。你可以在日历上预留时间，并将其传达给团队中的人。他们知道他们可以随时找到你。确实如此。我的意思是，你提到的事情在某种程度上取决于它在你的组织中如何运作，或者你在日历上设置了什么样的权限。但人们可能只能看到你已经阻止的时间。

是的，它是私密的。还有能力使其更可见，准确显示你在做什么。

这是一种许多人没有或需要逐步适应的舒适程度。你认为时间盒管理的好处是什么，但同时也让你如何预算和划分时间对团队或组织中的其他人更可见？我认为如果你被要求做某事，比如说，我是库尔特，我希望你写这份报告，你说，是的，马克，非常好，会做到。

这在商业中经常发生，这就是回应。我是说，字面上就是这些话，会做到。因此，你在告诉我，你将在未来的某个时刻完成这件事。这对我并没有太大帮助。这有点令人安心，但我并不完全相信你会完成它。我也不相信你会在我需要你完成的时间之前完成它。

对。因此在你心中，你在想，我需要现在跟进。我得检查一下这个人。我可能需要跟进。是的。所以这对我来说是额外的压力。因此，将其与之进行比较和对比，好的，谢谢，马克。我会完成的。并且它在周四下午3点的时间盒中。听起来怎么样？我可以说，首先，感谢你如此乐于助人。

其次，我可以说，好的，不，我实际上需要在那之前的一天，或者完全没问题。无论如何，我会觉得你是一个很好的同事。

我对你能在我需要你完成的时间之前完成这件事感到更有信心。因此，我认为时间盒管理的一部分确实是关于协作和沟通，以及同事之间更和谐的工作关系，因为当人们要求某人做某事而没有完成或没有按时完成时，往往是完全不必要的。

你说的关于沟通的事情很有趣，因为如果你问这个问题，比如，我什么时候可以期待这个？这听起来有点咄咄逼人。是的，我的意思是，这是一个完全合理的问题，但这就像，你觉得你在检查某人，但你想知道，因为你需要计划。是的，我认为实际上，如果我对你说，库尔特，是的，我希望你在周四下午3点之前完成那份报告。

那么你可以相应地进行时间盒管理。这实际上更高效，因为你显然会在周四下午3点之前的某个时间放置时间盒。你不会忘记截止日期，这很困难。截止日期在商业中已经成为一种肮脏的词汇，但它与微观管理和困难的老板相关。实际上不应该如此。有时只是因为某件事情需要在某个时刻进行。

这只是我们应该能够更机械地处理的一条信息。没有什么个人的东西。我们只需要将这些信息传达给他人，以便他们可以相应地处理。而在我看来，这种处理的一部分可以并且应该是时间盒管理。你已经进行了多年的时间盒管理。对你来说，这是一种心态吗？请告诉我们更多关于它为你做了什么。

在我看来，这导致我成为了一名作者。因此，它改变了我的职业生涯。对我来说，以及我与许多人交谈的结果，你可以简单地将其视为一种更好地管理时间的技巧。确实是这样。但它实际上更为深远。它关乎意图、主动性和目的。感觉更大。你基本上是在说，通过时间盒管理，生活是不可预测的，往往是艰难的。我们都需要一些指导。你不能或不想总是依赖其他人。

但每个人都有一个确定的来源，那就是我们自己。不是在我们被世界上发生的一切和日常忙碌所驱动的所有时刻，而是在我们有空间和时间思考的早期安静时刻。

以及做出一些关于我们应该做什么和何时做的良好重要决策的能力，那是我们最好的自己。你在访问自己更高的自我，在一个更安静、更好的时刻，能够在整天中利用那个指南。这就是我与时间盒管理的关系。我认为我从时间盒管理中获得的最大好处是，每一天都会有一个时刻，我感到压力，许多想法涌现出我可能在做什么，我可以回到时间盒管理。但通过回到时间盒管理，我回到了那个早期的时刻。

给我的未来自我提供了保证，那就是在那个时刻你只需要思考一件事情，关注一件事情。只需回到那一件事上。你使用“主动性”这个词很有趣，因为我确实觉得我们实际上控制的比我们想象的要多。我们确实对我们的时间有很多控制权。即使在那些感觉没有控制权的工作中，我们也有很多自主权。

但很容易感到你正在失去控制，或者事情在控制你。你在说时间盒管理帮助你掌控这一点。绝对如此。有一系列的重大趋势，互联网、智能手机、知识工作、居家办公，尤其是后COVID时代，正好符合你刚才描述的。这意味着我们在任何给定时刻都有很多选择。

但我们也有很多系统和力量在影响我们花费时间的方式。因此，时间盒管理是对此的解药。你在说，好吧，看看，你可以做的所有事情，但你应该做的只有一件事。那就是你在一天开始时说的事情。因此，这确实与主动性密切相关。如果我必须用一个词来总结整本书，那就是主动性。

马克，这真的很有帮助。非常感谢你分享这个技巧。我肯定会自己尝试。谢谢你，凯特。祝你时间盒管理愉快。这是马克·赵·桑德斯，《时间盒管理：一次只做一件事的力量》一书的作者。

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感谢我们的团队，资深制作人玛丽·杜（Mary Du），助理制作人汉娜·贝茨（Hannah Bates），音频产品经理伊恩·福克斯（Ian Fox）和资深制作专家罗布·埃克哈特（Rob Eckhart）。感谢你收听HBR IdeaCast。我们将在周二回归，带来下一集。我是库尔特·尼基什。

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