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搞定-无压工作的艺术

2025/6/23
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阿司每日读书分享

AI Chapters Transcript
Chapters
GTD方法的核心目标是通过外部工具来减轻大脑负担,保持轻松愉悦的工作状态。它认为大脑不擅长同时思考和记忆,因此需要将工作任务从大脑中转移到外部系统,例如工作计划表或APP。成功的关键在于,在将任务整理到系统后,你是否真的可以在大脑中摆脱它们。
  • GTD方法的核心目标是减轻大脑负担,保持轻松愉悦的工作状态
  • 大脑不擅长同时思考和记忆
  • 外部工作计划系统(如工作计划表或APP)如同大脑的“硬盘”,用来存储任务,解放大脑的思考空间

Shownotes Transcript

你好,本期音频我来为您解读的这本书名字叫做《搞定乌鸦工作的艺术》这本书是一本时间管理指南教你在繁重的工作压力之下通过有效的时间管理技术解除精神负担保持大脑的良好状态从而轻松高效的完成工作我们在工作当中基本上都会遇到工作量繁重但是时间精力又有限的情况

这给我们带来很大的压力你可能一天要写上上百封的电子邮件也可能同时在几十个微信群里面回复信息在这种状态下你的工作状态很难达到最好还会影响生活的幸福感所以越来越多的职场人需要学会时间管理方法那搞定这本书正是时间管理领域的一本经典著作

这本书《理论体系》的关注点并不仅仅在于通过技术性安排日程来提高工作效率作者非常深刻地抓住了时间管理的本质目标那就是管理内心焦虑和精神负担帮助大脑保持轻松愉快的状态从容地面对繁重工作这本书的关注点

这也就是搞定这本书的副标题所揭示的信息他追求一种轻松无压力的工作状态同时搞定这本书不光理论新颖还提出了具体的系统的方法也具有很强的可操作性

如果运用得当就有可能产生立竿见影的效果因此这本书问世以来很受欢迎这本书的英文版的原版的书名缩写就是 GTD 已经成为了时间管理领域的一个专有名词作为一套非常成熟的时间管理理论享有很高的声誉

仅仅在美国已经出现了数百种基于 GTD 方法开发的时间管理软件的工具这本书的作者叫戴维·艾伦是美国著名的管理思想家也是全球管理咨询企业戴维·艾伦公司的创始人

书中介绍的 GTD 的方法是他 30 多年管理咨询经验的沉淀和总结这套方法也使他成为了时间管理领域的世界级的权威介绍完这本书的基本情况和作者的概况那么下面呢我就来为您详细的讲述书中

主要包括了以下三个重点第一个重点 JTD 方法认为时间管理的核心目标在于通过外部工具解除精神负担保持大脑轻松愉快第二个重点如何通过横向管理方法妥善的管理工作流程建立属于自己的工作计划系统第三个重点如何通过纵向管理方法处理重点工作项目第三个重点

首先我们来看看第一个重点内容时间管理的核心目标就是在于通过外部工具解除精神负担保持大脑轻松愉快在社会运转速度越来越快的情况下人们面临的工作压力是越来越大也越来越普遍这才产生了对于时间管理技术的迫切需求不过呢人们进行时间管理的基本工具仍然就是备忘录时间表日程表工作计划这些东西

很多现代的时间管理学的流派也就将注意力集中在了工作计划上将时间管理的目标设定为更好的制定工作计划通过组织整理统筹优化或者是选择优先事项等等具体的方法让你的日程变得条理清晰然后妥善执行计划

达到避免遗漏提高工作效率和质量的目标不过相比这些流派戴维艾伦的 GTT 方法考虑问题要深刻很多他并不是不重视工作计划而是在一开始就关注了这样一个根本性的问题备忘录时间表日程表工作计划弄出这些东西的目的是什么呢只是为了把你杂乱无章的工作任务整理出来吗

GTD 的方法并不这么想,他认为,你弄出工作计划,进行时间管理,归根结底是要通过外在的工具和技术,将那些可能让你心烦意乱的工作安排从你的大脑里移出去,让你的大脑保持轻松愉快,以这种良好的状态去一项一项的面对具体的工作内容。

只有轻松愉快的状态才能让你提高工作效率和质量 GTD 方法做出这样的论断是基于什么样的理论基础呢其实是基于戴维·艾伦对于人类大脑弱点的认识这里面有长期的经验判断也有脑科学和认知科学的研究成果

虽然人类的大脑极其复杂精巧,但它并不是无所不能的,也有很多的局限。其中一个非常重要的局限就是大脑很难一边思考一边记忆。虽然我们常常说理解性记忆比死记硬背要强,就像是小学生被蛊师,如果通过思考先想清楚诗句的含义,肯定比葫芦吞枣生背效果要好。

但是啊思考和记忆其实不是同时完成的对你的大脑来说如果要保持强大的思考能力去应对工作任务就应该让大脑尽可能的不要同时的面对记忆任务咱们来举个例子如果啊你一边处理工作任务一边还要绞尽脑汁的去回忆明天要处理的任务老板是怎么交代的或者是还要纠结昨天的任务还有什么收尾工作没有完成这种状态难免就会让你的精神紧张

工作效率和质量也就难以保证了这就是 GTD 方法要避免的一种状态对于人类大脑的这个特性用电脑来打个比方啊就更清楚了电脑的用于运算的核心部件是中央处理器也就是 CPU

然后有个部件和 CPU 是相连叫做随机存储器需要运算的数据在输入 CPU 之前以及运算结果从 CPU 输出之后都需要在随机存储器里短期的存储一下但是随机存储器不能堆积太多的数据如果它被填满了 CPU 的运算能力就会急剧下降手机的情况和电脑

是相似的而人类大脑啊也是如此昨天的任务没有处理完明天的任务需要明确的细节这些占用记忆资源的内容如果堆积过多就会严重的影响大脑的思考能力你

你可以回忆一下很多时候繁重琐碎的工作任务之下让你产生巨大精神压力的其实主要是事情缠夹不清搅合在一起的状态很多时候工作本身即便有挑战性如果只需要面对手头的这个任务其实也还算可以忍受但如果在处理手头任务的时候还要想着昨天没弄完的任务怎么收尾或者明天的任务怎么开头这种感觉就太可怕了

因此在繁重琐碎的工作压力下时间管理的核心目标就是将这些导致精神紧张影响大脑思考能力的内容通通的赶出大脑让你不用考虑昨天和明天始终只需要面对今天的事情面对手头的工作任务你的状态比较轻松注意力比较集中也就更能提高工作的效率和质量

那么把他们从大脑里赶到什么地方去呢看看电脑的例子其实就很简单了对电脑来说要保持 CPU 的思考能力避免随机存储器被数据填满就需要不停的将数据从随机存储器转移到硬盘里去硬盘的功能就是存储和记忆它来做专业的事情就可以把 CPU 解放出来专心致志的完成思考和运算任务

对照电脑的安排你也应该给你的大脑找一个属于它的硬盘

GTD 方法认为将工作任务分门别类的整理妥当放在一个内容详细逻辑性强的工作计划系统当中去就相当于将数据转移到了硬盘里存储为大脑留出充分的思考空间戴维·艾伦最初提出 GTD 方法的时候电脑技术和网络技术还不发达所以他在建立工作计划系统的时候主要还是依靠纸质文件夹或者是小本本

如今技术日新月异你可以用电脑软件用 iPad 或者是手机的 APP 更加方便的整理工作计划不过无论是小本本还是 APP 它们承担的角色并没有发生本质的变化对于大脑来说不同载体不同形式的工作计划系统就相当于是你的外脑外脑承担记忆功能就能将你的大脑解放出来让你摆脱压力和焦虑轻松而专注的处理眼前的工作

衡量这样的一个工作计划系统是否成功并不在于载体和形式最先进的 APP 不一定比最原始的小本本有效果其中的关键就是将工作任务整理到这个系统里去之后你是否真的可以在大脑里摆脱它们

那如何才能摆脱呢有两点啊需要注意第一昨天的工作任务一定要按计划完成除了那些自己不能控制的特殊情况之外不应该留下尾巴昨天的工作留下了尾巴在脑海里挥之不去就会影响今天的状态而且

工作留尾巴还有另外的一层危害我们大脑的状态会受到情绪的影响你在制定工作计划给每一项工作排定完成时间的时候就相当于在做一个自我承诺工作没有按计划完成就相当于自我承诺没有实现虽然没有外人来惩罚但这种自我承诺的落空也会导致内心的挫折感这种挫折情绪会进一步的增加你的精神负担影响你的大脑状态

因此应当努力的避免制定不切实际的工作计划在这场工作中有些人会在工作计划安排上刻意的加码一般情况下每天只有处理三件工作的能力偏要在计划当中排上十件工作

初中可能就是好的是想用这种压力激励自己发挥潜能提高效率但结果往往是七件工作完不成产生了巨大的挫折感同时七件工作留下的尾巴始终就在脑子里搅浆糊让人精神紧张疲于奔命甚至连本来能完成的三件工作都做不好了第二明天的工作任务在整理到工作计划系统当中的时候一定要清晰明确富有条理信息充分

整理工作计划的一方面的功能就是帮你的大脑做备忘录所谓的备忘意思就是说你的大脑即使忘了也没关系因为整理到外脑里的信息是充分的等到需要的时候就一眼看一眼就可以动手干活了

但是很多时候人们整理工作计划并不认真甚至只是写一两个字代表对某件工作的提示结果时过境迁在看到这一两个字的时候并不能回忆起工作的完整内容一旦这种情况成了习惯大脑也会有所保留即使整理出了工作计划也不敢放心大胆的将工作任务从脑子里赶出去结果也就始终不能摆脱紧张和焦虑了

整理妥当的工作计划一定要具体到行动当你拿起计划马上就可以执行像是某某产品市场营销方案这样的名字性的表述并不是合适的工作计划

只有协助某某部门讨论确定某某产品市场营销的方案这样的动词性的表述才能够说清楚你要采取行动的具体内容上面给你讲述的就是第一个重点内容时间管理的核心目标在于通过外脑建立工作计划系统缓解大脑的精神负担让你始终用轻松愉快的工作状态面对眼前的工作

这是 JTD 方法的基本原则你可以直接的按照这一原则改造你现有的工作计划和日程表这将有助于提高工作效率和质量同时就增加你的幸福感那除了提出原则之外 JTD 方法也提供了一整套具体的操作流程帮你建立符合这一原则的工作计划系统百度

下面呢我们要讲的第二个重点就是如何通过横向管理方法妥善的管理工作流程建立属于自己的工作计划系统 GTD 方法将工作流程划分为了五个独立的阶段五个阶段啊循序渐进构成了高效完成时间管理推进工作进程的横向管理系统

五个阶段的步骤依次包括第一收集要收集一切与工作相关的事物信息第二理清要理清每个项目的意义和相关措施第三整理要组织整理形成工作清单提出选项第四回顾要进行思考回顾保障系统的有效运行第五执行要着手行动全身心的投入工作当中这

这五个步骤并不复杂,你在每天日常的工作和生活中可能已经不自觉的运用了这套方法。设想这样的一种情景,朋友前来拜访,你准备给他做顿饭,而这个时候厨房里一团糟,你会怎么处理呢?首先,你要确定所有的需要妥善放置的东西,食材,调料。

厨具垃圾这一步是收集然后呢你决定哪些要扔掉哪些要留在原处哪些应当重新摆放这一步啊就是理清接下来你根据要做的菜将不用的东西放回冰箱和柜子要用的东西摆放在顺手的地方青菜放在水池当中清洗垃圾扔进垃圾桶这一步啊就是整理

然后你核对了一下准备的食谱看看手头的材料和工具是否齐备这一步就是回顾最后点火起锅开始做饭这一步就是执行了

对于 GTD 的方法而言这种五段式的横向管理方法不仅适用于处理某个具体的事物它也能够帮助你在面对繁多工作室成功的整理出一套工作计划系统将你还没有完成和将要完成的各种的工作全都分门别类的收纳进去按部就班一个一个解决从而把繁杂事物从大脑里赶出去

在运用这五段式横向管理方法整理属于自己的工作计划时有三个步骤需要特别的注意第一步就是收集步骤你应该将一切可能给大脑带来负担的事物百分之百的收集起来既包括已有计划但还没启动的事物也包括正在处理但还没有结束的事物只有百分之百的将它们通过外部工具收集起来形成材料才能百分之百的解放大脑

至于收集的所用的工具从原始的小本本便条纸到现在常用的 APP 每个人都可以根据自己的需要自行选择但应当注意一点工具的种类不要太多否则通过不同种类收集而来的材料会显得过于分散第二

第二个就是理情步骤面对收集起来的材料你应该做出判断首先要判断材料所关联的内容是否需要你采取行动如果答案是否无需采取行动你

你就应该根据实际的情况将材料整理成为参考资料未来工作的备忘录或者就直接扔掉而如果答案是需要采取行动那你接下来的再做一个判断行动是否能够在两分钟之内完成如果能就马上着手的处理如果不能就根据实际的情况指派他人调集资源或者记录在下一步行动的清单上等到合适的时机再来完成

这里谈到的两分钟处理原则是 JTD 方法的一项重要的应用它的背后是有一套逻辑的 JTD 方法认为像这样的工作如果不立刻的处理往往会在你的大脑当中停留占用资源影响心情而当你换一个时间再来着手处理时你在回忆当中把这件事情重新找出来再重新进入工作状态

所花费的时间往往会远远的超过两分钟因此两分钟能搞定就马上搞定两分钟原则特别的适用于我们面对大量琐碎事物的情景例如面对大量需要回复但并不需要进行复杂思考的事物性的邮件

最佳的选择就是看了就回而不是闲扔一边或者是想着明天或者是某个时间再来慢慢的回复扔下的结果往往是未来被迫就花费更多的时间精力甚至啊干脆就忘掉了

第三个就是执行环节经过理清整理和回顾阶段的工作之后最初收集的材料会变成具体的工作清单而如何选择工作的执行顺序呢 GTT 的方法就认为可以用四个标准来进行判断第一个标准是情境很多工作都会对地点环境和条件有要求比如环境

回复邮件这样的工作只能在有电脑有网络的情境下完成所以首先要选择符合当前情境的工作第二个标准就是时间选择你当前的时间足够完成的工作第三个标准就是精力选择你当前的精力足以胜任的工作在考虑过这三个标准之后最后的一个标准是重要性你再来选择一个对你来说最为重要能给你带来最高回报的工作优先处理

后面的步骤啊在依此类推上面给您讲述的就是第二个重点内容如何通过横向管理的方法妥善管理工作流程建立属于自己的工作计划系统你在运用横向管理方法整理工作计划的时候有时候啊就会遇到一些相对复杂和棘手的工作需要集中力量来突破还需要经历不同的处理步骤

GTT 方法将这种包含了多个步骤的复杂工作定义为了项目项目往往是你工作日程当中的重点和难点同时 GTT 方法也提供了针对这类重点工作项目的操作指南下面我们来讲第三个重点如何通过纵向管理方法处理重点工作项目

前面我们说过 JTD 将应对多项繁杂事务管理工作流程建立工作计划系统的方法称为是横向管理方法相应的专注于处理单个重点工作项目的方法就被命名为了纵向管理方法刚才我们介绍过横向管理方法分为了五个步骤有趣的就是纵向管理方法也分为了五个步骤我来详细的给您介绍一下

第一步呢叫定义目标和原则既要弄清楚这个工作项目所要达到的目标也要明确在处理这项工作项目的过程中你所遵循的原则和价值观第二步是展望结果描绘前景工作项目成功之后将会是一幅什么样的景象你应当在大脑里清楚的勾勒出来而且能用语言清晰的描述出来第三步就是头脑风暴有

有了目标有了关于未来成功的景象在足够放松的状态下你的大脑就开始自动的运转产生一个一个的想法这就是头脑风暴人们发明了很多技巧和工具帮助大脑在头脑风暴中更好地捕捉创意思维的成果比如这几年我们二叔能详的思维导图

不过比选择工具更重要的是你在头脑风暴的过程中应当足够的放松给思维延展留下充分的空间一开始主要追求数量不要太在意质量不要对自己的想法过早给予评判和质疑要努力的打破常规和思维定势

至于对想法的评价分析组织留给下一步就好了也就是第四步组织管理在第四步组织整理的这个阶段你要明确项目的关键将推动项目成功所需的条件整理分类然后上一阶段不是已经头脑风暴了吗

再把获得的成果分类填空在每一类别内部进行评估形成最佳的方案最后一步也就是第五步采取行动你要根据确定的方案妥善分配资源坚持不懈直到成功咱们来举个例子说明一下五段式纵向管理方法的操作过程假设你准备安排

一个饭局在所有的工作开始前你先要确定为什么要吃这顿饭只是为了自己填饱肚子还是要和老朋友交流感情或者是想谈成一笔生意这一步呢就是目标目标确定之后你的脑海里出现了这个饭局的情景例如在一家金碧辉煌的商务餐厅和生意伙伴一边碰杯一边交谈这一步啊就是前景和展望如果你

如果你认同这种展望你的大脑就开始自然而然的开动起来思考一些问题应该选择中餐还是西餐餐厅的环境好不好选定的餐厅会营业到几点人多不多要不要预定如何邀请你的生意伙伴要不要安排车辆诸如此类的这个时候呢你已经进入了头脑风暴的阶段当你的头脑被问题和想法填满之后

接下来的工作就是组织整理把饭局成功的条件做一个大概的分类比如说地点的选择时间安排流程和细节再将头脑风暴的成果分门别类的填进去通过评估形成方案最后一个阶段你开始行动了拿起电话预定餐厅联系商业伙伴确定行程安排车辆最后呢收获一个成功的饭局从这个

过程中你是不是觉得这种方法其实啊并不神秘确实它和我们大脑处理工作的自然过程非常的相似先憧憬一下结果然后各个想法不停的在脑子里就冒出来了最后再来呢整理执行因此啊 GTD 方法将它命名为自然计划法而自然计划法的精神和 GTD 方法的基本原则是一脉相通的

按照 GTD 的原则时间管理的核心目标在于缓解大脑的精神负担所以我们要建立工作计划系统将繁琐的事物赶出大脑让你轻松愉快的面对眼前工作而自然计划法的核心同样也是缓解压力释放大脑让你的大脑无拘无束的进入头脑风暴的状态自然而然的产生创意思维想出一个优点

第一

JTD 方法认为时间管理的核心目标在于通过适当的工具建立工作计划系统将一切繁琐的事物赶出大脑放到外部的工作计划系统当中去相当于你的外脑从而就缓解大脑的精神负担让你始终用轻松愉快的状态面对眼前的工作

第二 GTD 方法提供了建立工作计划系统的行动指南称为横向管理方法通过收集理清整理回顾执行这五个步骤建立属于你自己的工作计划系统将事物从大脑里移出来达到解封大脑的目标其中在理清这一步可以采用两分钟处理原则如果一件事物能在两分钟之内解决那就应该

马上处理不要拖延这是最有效率的第三对于单个重点工作项目 JTT 方法提供了纵向管理方法也分为了五个步骤分别就是定义目标展望结果头脑风暴组织整理和着手执行这种方法符合大脑处理工作的自然过程也称为是自然计划法我之前曾经为您解读过一本书叫做把时间当做朋友那本书里就明确的说

时间是不可能被管理的你能管理的呀只有你自己表面看来呢这个观点跟本书是矛盾的但实际上两本书的观点本质上啊是相通的时间管理的本质还是高效的自我管理两本书都是要启发我们摆脱心智负担提高学习能力和工作能力比如两本书啊都告诉我们要建立完整的任务管理流程并且分享了具体的方法

这就是升级我们的认知模式提高大脑的工作效率恭喜我们又读完了一本书